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Pessoa Jurídica é obrigada a ter Contador?

Pessoa Jurídica é obrigada a ter Contador?

Por José Rocha

1 – Dúvidas sobre obrigatoriedade de empresa contratar Contador

Muitos empresários e sócios de empresas, têm grandes dúvidas sobre a obrigatoriedade de ter ou não de contratar um Contador, para responsável técnico da Escrituração Fiscal e Contábil da Pessoa Jurídica.

Para dirimir essas interrogações, comentamos a seguir a legislação sobre esse assunto e demais aspectos práticos que envolvem a questão.

2 – Obrigatoriedade Legal

A Lei 10.406, de 10 de janeiro de 2002 – que instituiu o NOVO CODIGO CIVIL, definiu em alguns de seus artigos, a obrigatoriedade do Empresário e das Sociedades Empresárias:

“…

CAPÍTULO IV – DA ESCRITURAÇÃO

Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

  • 1 o Salvo o disposto no art. 1.180 (abaixo transcrito), o número e a espécie de livros ficam a critério dos interessados.

……..

Art. 1.180. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica.

Parágrafo único. A adoção de fichas não dispensa o uso de livro apropriado para o lançamento do balanço patrimonial e do de resultado econômico.

Art. 1.181. Salvo disposição especial de lei, os livros obrigatórios e, se for o caso, as fichas, antes de postos em uso, devem ser autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis.

Parágrafo único. A autenticação não se fará sem que esteja inscrito o empresário, ou a sociedade empresária, que poderá fazer autenticar livros não obrigatórios.

Art. 1.182. Sem prejuízo do disposto no art. 1.174 (vide abaixo em caixa baixa), a escrituração ficará sob a responsabilidade de contabilista legalmente habilitado, salvo se nenhum houver na localidade.

Art. 1.174. As limitações contidas na outorga de poderes, para serem opostas a terceiros, dependem do arquivamento e averbação do instrumento no Registro Público de Empresas Mercantis, salvo se provado serem conhecidas da pessoa que tratou com o gerente.

Parágrafo único. Para o mesmo efeito e com idêntica ressalva, deve a modificação ou revogação do mandato ser arquivada e averbada no Registro Público de Empresas Mercantis. 

…”

Por outro lado, o NOVO CÓDIGO CIVIL, nos artigos 1.193 e 1.194, define a obrigatoriedade de se manter escrituração contábil, para exibição em possível ação fiscalizadora:

“…

Art. 1.193. As restrições estabelecidas neste Capítulo ao exame da escrituração, em parte ou por inteiro, não se aplicam às autoridades fazendárias, no exercício da fiscalização do pagamento de impostos, nos termos estritos das respectivas leis especiais.

Art. 1.194. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.

…”

3 – Obrigação de Escrituração Fiscal

Quanto aos aspectos fiscais, relembramos que as Pessoas Jurídicas, podem ser divididas em Entidades sem fins lucrativos e Empresas com fins Lucrativos.

3.1 – Entidades sem Fins Lucrativos

ONGs, fundações, associações e entidades filantrópicas têm enquadramentos jurídicos e tributários diferenciados. Para garantir a sustentabilidade dessas instituições e sua inserção na sociedade, o governo adota algumas ações de isenções e redução de tributos, como: Alíquota de 1% sobre a folha de pagamento para recolhimento de PIS; Isenção do recolhimento de COFINS; Imunidade de contribuições sociais para entidades de assistência social; Imunidade de impostos sobre patrimônio, renda ou serviços. Portanto, instituições do terceiro setor precisam comprovar a origem e a aplicação dos seus recursos para continuar gozando desses direitos.  E isso só será possível com a manutenção de uma Contabilidade regular, tornando sua existência, portanto, para entidades sem fins lucrativos, obrigatória.

“…

INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 1774

Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD) a que são obrigadas as pessoas jurídicas e equiparadas e sobre a forma e o prazo de sua apresentação.

Art. 2º A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:

I – livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II – livro Razão e seus auxiliares, se houver; e

III – livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Parágrafo único. Os livros contábeis e documentos mencionados no caput devem ser assinados digitalmente, com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

Art. 3º Deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas e equiparadas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive entidades imunes e isentas.

…”

3.2 – As Empresas com Fins Lucrativos

As empresas com fins lucrativos podem optar pela tributação em três grandes tipos de regime de tributação fiscal: SIMPLES NACIONAL, LUCRO PRESUMIDO e LUCRO REAL.

3.2.1 – Empresas optantes pelo Simples Nacional

A RESOLUÇÃO CGSN Nº 140, de 22 de maio de 2018, ainda em pleno vigor, define a obrigatoriedade para as empresas do SIMPLES NACIONAL, de manterem escrituração regular de Livro Caixa, Livro de Registro de Inventário, Livro de Entradas de Mercadorias, além de outros Livros para atividades especificas como Postos de Gasolina e Revenda de Automóveis, entre outros.

“…

RESOLUÇÃO CGSN Nº 140, de 22 de maio de 2018

Art. 63. Observado o disposto no art. 64, a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional deverá adotar para os registros e controles das operações e prestações por ela realizadas: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, §§ 2º, 4º, 4º-A, 4º-B, 4º-C, 10 e 11)

I – Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária;

II – Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, caso seja contribuinte do ICMS;

III – Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, caso seja contribuinte do ICMS;

IV – Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, caso seja contribuinte do ISS;

V – Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS; e

VI – Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso seja exigível pela legislação do IPI.

  • 1º Os livros discriminados neste artigo poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, § 4º)
  • 2º Além dos livros previstos no caput, serão utilizados, observado o disposto no art. 64: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, §§ 4º, 4º-A, 4º-B, 4º-C, 10 e 11)

I – Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;

II – livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis; e

III – Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.

  • 3º A apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º)
  • 4º A ME ou a EPP que receber aporte de capital na forma prevista nos arts. 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123, de 2006, deverá manter Escrituração Contábil Digital (ECD) e ficará desobrigada de cumprir o disposto no inciso I do caput e no § 3º. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; art. 26, § 15; art. 27)
  • 5º O ente tributante que adote sistema eletrônico de emissão de documentos fiscais ou recepção eletrônica de informações poderá exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional, observados os prazos e formas previstos nas respectivas legislações, ressalvado o disposto no art. 64. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; art. 26, §§ 4º, 4º-A, 4º-B, 4º-C, 10 e 11)
  • 6º A ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional fica obrigada ao cumprimento das obrigações acessórias previstas nos regimes especiais de controle fiscal, quando exigíveis pelo respectivo ente tributante, observado o disposto no art. 64. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; art. 26, §§ 4º, 4º-A, 4º-B, 4º-C, 10 e 11)
  • 7º O Livro Caixa deverá: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, § 2º; Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002, art. 1.182)

I – conter termos de abertura e de encerramento e ser assinado pelo representante legal da empresa e, se houver na localidade, pelo responsável contábil legalmente habilitado; e

II – ser escriturado por estabelecimento.

……..

Da Isenção do Imposto sobre a Renda sobre Valores Pagos a Titular ou Sócio

Art. 145. Consideram-se isentos do imposto sobre a renda na fonte e na declaração de ajuste do beneficiário os valores efetivamente pagos ou distribuídos ao titular ou sócio da ME ou da EPP optante pelo Simples Nacional, salvo os que corresponderem a pró-labore, aluguéis ou serviços prestados. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 14, caput)

  • 1º A isenção de que trata o caput fica limitada ao valor resultante da aplicação dos percentuais de que trata o art. 15 da Lei nº 9.249, de 26 de dezembro de 1995, sobre a receita bruta mensal, no caso de antecipação de fonte, ou sobre a receita bruta total anual, no caso de declaração de ajuste, subtraído do valor devido no âmbito do Simples Nacional no período, relativo ao IRPJ. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 14, § 1º)
  • 2º O disposto no § 1º não se aplica na hipótese de a ME ou a EPP manter escrituração contábil e evidenciar lucro superior àquele limite. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 14, § 2º)
  • 3º O disposto neste artigo aplica-se ao MEI. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 3º, inciso I; art. 18-A, § 1º)

…”

Portanto, a legislação não explicita claramente a obrigatoriedade da empresa optante pelo Simples Nacional de contratar um Contador, para se responsabilizar tecnicamente pelo cumprimento der todas essas exigências de escrituração fiscal, e o empresário ou sócio pode contratar alguém não habilitado ou ele mesmo fazer, sem responsabilidade técnica sobre o que vier a ser feito e arcando com todas as consequências geradas por falta de escrituração contábil regular.

Por outro lado, se desejar distribuir lucro aos sócios acima do limite estabelecido na legislação, nesse caso obrigatoriamente terá que ter Escrituração Contábil e Fiscal, e precisará contratar um Contador habilitado a responder tecnicamente pela declaração de informes de valores distribuídos com isenção fiscal.

3.2.2 – Empresas optantes pelo Lucro Presumido e pelo Lucro Real

A INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 1774, de 22 de dezembro de 2017, em pleno vigor, define a obrigatoriedade de entrega de Escrituração Contábil Digital, e assinatura de um profissional de Contabilidade, para empresas optantes pelo Lucro Presumido e Lucro Real (pessoas jurídicas em geral não optantes pelo Simples Nacional), a saber:

“…

INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 1774

Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD) a que são obrigadas as pessoas jurídicas e equiparadas e sobre a forma e o prazo de sua apresentação.

Art. 2º A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:

I – livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II – livro Razão e seus auxiliares, se houver; e

III – livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Parágrafo único. Os livros contábeis e documentos mencionados no caput devem ser assinados digitalmente, com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

Art. 3º Deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas e equiparadas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive entidades imunes e isentas.

……

V – às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que cumprirem o disposto no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995. (Redação dada pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1856, de 13 de dezembro de 2018)

…..

Art. 7º A ECD autenticada somente pode ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) – Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade, publicada em 12 de dezembro de 2014.

  • 1º Na hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada ECD substituta, à qual deve ser anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição que passará a integrá-la, o qual conterá:

I – a identificação da escrituração substituída;

II – a descrição pormenorizada dos erros;

III – a identificação clara e precisa dos registros com erros, exceto quando estes decorrerem de erro já descrito;

IV – autorização expressa para acesso às informações pertinentes às modificações por parte do Conselho Federal de Contabilidade; e

V – a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes quando estes julgarem necessário.

  • 2º O Termo de Verificação para Fins de Substituição deve ser assinado pelo profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e, no caso de demonstrações contábeis auditadas por auditor independente, também por este.

…”

4 – Requisitos Legais de uma Escrituração Contábil

Para as Empresas obrigadas a ter uma Escrituração Contábil regular, com profissional Contabilista responsável, legalmente habilitado, o Novo Código Civil, estabeleceu os seguintes requisitos essenciais para a formalização da escrita contábil:

“…

Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.

Parágrafo único. É permitido o uso de código de números ou de abreviaturas, que constem de livro próprio, regularmente autenticado.

 Art. 1.184. No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa.

  • 1 o Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação.
  • 2 o Serão lançados no Diário o balanço patrimonial e o de resultado econômico, devendo ambos ser assinados por técnico em Ciências Contábeis legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária.

Art. 1.185. O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele.

Art. 1.186. O livro Balancetes Diários e Balanços será escriturado de modo que registre:

I – a posição diária de cada uma das contas ou títulos contábeis, pelo respectivo saldo, em forma de balancetes diários;

II – o balanço patrimonial e o de resultado econômico, no encerramento do exercício.

…”

5 – Do Profissional Contabilista

O profissional contabilista que assinar a Escrituração Contábil, como responsável técnico, passa a ser solidário com o empresário ou sócios de sociedade empresária, por atos dolosos praticados no exercício da função, conforme os artigos 1777 e 1178, do NOVO CÓDIGO CIVIL:

“…

Seção III

Do Contabilista e outros Auxiliares

Art. 1.177. Os assentos lançados nos livros ou fichas do preponente, por qualquer dos prepostos encarregados de sua escrituração, produzem, salvo se houver procedido de má-fé, os mesmos efeitos como se o fossem por aquele.

Parágrafo único. No exercício de suas funções, os prepostos são pessoalmente responsáveis, perante os preponentes, pelos atos culposos; e, perante terceiros, solidariamente com o preponente, pelos atos dolosos.

Art. 1.178. Os preponentes são responsáveis pelos atos de quaisquer prepostos, praticados nos seus estabelecimentos e relativos à atividade da empresa, ainda que não autorizados por escrito.

Parágrafo único. Quando tais atos forem praticados fora do estabelecimento, somente obrigarão o preponente nos limites dos poderes conferidos por escrito, cujo instrumento pode ser suprido pela certidão ou cópia autêntica do seu teor.

…”

6 – Conclusão Final

Verifica-se, portanto, que sob ponto de vista legal existe, sim, a obrigatoriedade do empresário ou a sociedade empresária, de manter Escrituração Contábil regular, sob a responsabilidade técnica de um profissional Contabilista, conforme previsto no NOVO CÓDIGO CIVIL, expressamente nos artigos 1.179, 1.181 e 1.184.

Também, é certo, que não há previsão legal de qualquer tipo de multa pecuniária para sua inexistência, para os optantes pelo Simples Nacional. Para esses, é bom lembrar que se tiverem lucros a distribuir acima do limite legal, precisarão de um Contador para provar em Escrituração regular que não distribuíram lucros sem comprovação de resultados contábeis.

Para os optantes de Lucro Presumido e Lucro Real, que obrigatoriamente precisam de Escrituração Contábil regular, se não tiverem um Contabilista tecnicamente responsável e habilitado, o risco é que poderão ter prejuízos vultosos, ao arcar com pesadas multas por falta de entrega e cumprimento de prazos.

Por outro lado, não tendo uma Escrituração Contábil regular legalizado, todos os empresários ou as sociedades empresárias ficam sujeitas a perdas expressivas em ações judiciais pela falta de apresentação da prova aceita em Juízo: O Diário Cronológico. Com isso, sem essa comprovação, causas ganhas podem se tornam irremediavelmente perdedoras por falta da escrita contábil.

Outro aspecto a considerar, que o empresário ou administrador de sociedade empresária ao delegar as tarefas de controle contábil a um Profissional Contabilista, pode dedicar-se melhor a sua atividade fim e manter-se sempre atualizado em termos de alterações da legislação comercial e fiscal, desde que bem assessorado por um profissional Contabilista, terceirizado, de reconhecida capacidade na área e de sua total confiança.

Preenchimento de fichas cadastrais, controles financeiros auxiliares e até mesmo avaliações gerenciais se tornam muito mais rápidas, seguras e confiáveis ao utilizar os préstimos de um bom profissional contábil.

Finalizando, recomenda-se que os dirigentes de qualquer pessoa jurídica, avaliem criteriosamente a correta relação custo-benefício, entre economizar com honorários de profissional habilitado para executar os serviços contábeis de forma técnica correta ou poder vir a arcar com os riscos e custos que poderão advir da ausência desse Contabilista. 

Caso deseje maior detalhamento das ideias aqui descritas, visite nosso site: www.terapiadenegocios.srv.br ou mande um e-mail para joserocha@terapiadenegocios.srv.br

* José da Rocha Pereira é Contador formado pela UFRJ – 1978; Pós-Graduado em Administração Financeira, ESAN-RJ – 1980; Pós-Graduado em Planejamento Tributário – Mackenzie Rio – 2016; e desde 1968 – Diretor-Presidente da Hiper Serviços e Consultorias Ltda. Articulista do Portal Contábeis.

Postado por: Hiper Serviços

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