Home 1 16 Notícias
Oito dicas para organização do seu local de trabalho

Oito dicas para organização do seu local de trabalho

Em tempos de crise, manter-se organizado e pronto para executar as tarefas com a máxima produtividade requer muita disciplina e arrumação do local onde você trabalha

Com a pandemia do COVID-19, muitos hábitos de comportamento em nosso dia, estão mudando.

Nunca se lavaram tanto as mãos, desde Poncio Pilatos. Álcool em gel em todos os cantos da casa e do trabalho. E incluímos na moda as máscaras, como tema obrigatório na indumentária diária para circular.

O teletrabalho ou trabalho virtual à distância das dependências do Empregador, tornou-se uma necessidade para proteção de saúde, com distanciamento entre pessoas e isolamento para as de alto risco.

Dessa forma, o local de trabalho – mesa e computador de trabalho, seja na Empresa ou em casa, é onde você passa, acordado, a maior parte do tempo de sua vida, durante o dia.

Por isso, é indispensável que você mantenha esse local que escolheu para executar suas tarefas profissionais – limpo, arrumado e agradável para as pessoas que convivem ao seu redor e principalmente para você.

Assim sendo, descrevemos algumas regras básicas que precisam ser cumpridas, para tornar o seu ambiente de trabalho mais harmonioso e que leve você a ter a maior produtividade nas tarefas e muito mais satisfação no que faz:

1 –  Evite acúmulo na sua mesa de trabalho

Acúmulo de documentos e folhas deixa a mesa desorganizada, além de dificultar a vida do profissional que precisa encontrar documentos específicos.

Por isso, é importante sempre conferir quais papéis podem ser descartados e os que devem ser arquivados.

Tenha em mente que nem tudo precisa ser impresso – sempre que possível, utilize a digitalização.

Quando for necessário imprimir arquivos ou documentos, mantenha-os organizados. Bagunça deve ser descartada da mesa. Mantenha em cima da mesa somente o necessário.

2 –  Deixe na mesa de trabalho apenas o básico

Na sua mesa de trabalho deixe apenas documentos e arquivos necessários para o trabalho que está executando naquele momento, ou aos quais você deve ter acesso várias vezes.

Caso contrário, arquivá-los é a melhor opção.

Existe um segredo para manter o local de trabalho organizado: só deve ficar em cima da mesa o que é utilizado com muita frequência. Sua bancada precisa de espaço para “respirar” e, portanto, tudo o que é supérfluo deve ficar guardado nas prateleiras ou armários.

 3 –  Tire o excesso de objetos

Embora sejam os queridinhos de muitas pessoas, os objetos de decoração podem ser prejudiciais à organização do ambiente de trabalho.

O excesso de porta-retratos, flores e outros acessórios, deve ser evitado. Mas isso não significa que você não possa colocá-los sobre a mesa: o importante é ter bom senso e evitar que eles atrapalhem a organização do local.

 4 –  Não acumule lixo

Para deixar o ambiente longe da bagunça, evite o acúmulo de lixo. Papéis de bala, embalagens de alimentos, copos descartáveis e anotações      velhas, por exemplo, comprometem a organização da mesa de trabalho.

Portanto, assim que forem utilizados, jogue-os fora.

E se possível evite fumar durante seu expediente.

E aquele lanchinho, faça-o em outro local que se torne mais prazeroso para sua degustação.

 5 – Arquivar constantemente

Documentos contábeis só devem ficar em cima da mesa quando estiverem sendo utilizados na classificação, registro ou análise.

Não devem ficar soltos ou expostos em cima da mesa, correndo riscos de extravios ou danos à integridade do documento.

Por isso, ao terminar a utilização, arquive os documentos nas pastas próprias, sempre com atenção para que possam ser facilmente encontrados, na próxima vez que precisar consulta-los.

 6 –  Salve seus arquivos nos diretórios de cada cliente, organizados no Servidor

Não utilize o “C:\” do seu computador para salvar arquivos decorrentes da execução de suas tarefas.

Toda vez que você finalizar cada uma de suas tarefas, não se esqueça de “salvar” seu trabalho no Servidor, cuidando para que nenhum arquivo eletrônico seja salvo em pastas de outros clientes ou salvos na raiz, sem pasta própria.

Se puder, de acordo com cada aplicativo, coloque configuração de salvamentos automáticos para não perder trabalhos em arquivos não salvos.

 7 –  Limpe a mesa todos os dias

Além de seguir as recomendações anteriores, reserve alguns minutos, antes de sair para o almoço e também no final do expediente, para organizar a mesa novamente, caso alguma coisa tenha ficado fora do lugar. Dessa forma, quando retornar ou no dia seguinte, o ambiente de trabalho já estará pronto para uso.

Ao final de cada expediente, deixe sua mesa totalmente limpa e sem qualquer papel em cima, devendo expor apenas os materiais básicos (teclado, monitor, suporte para clips, canetas e lápis, grampeador, furador, e papéis lembretes).

Você não deve deixar expostos, pelo risco potencial de extravio ou dano, quaisquer tipos de documentos, envelopes, e principalmente guias de recolhimento de impostos, sem arquivamento nas pastas apropriadas.

 8 –  Limpe seu computador e monitores

Diariamente, antes do almoço e ao final do expediente, reserve uns minutinhos para deletar todos os arquivos temporários que salvou na execução de suas tarefas e manter seus arquivos eletrônicos tão arrumados quanto sua mesa.

Limpe o teclado e os monitores para obter o máximo de funcionamento com produtividade todos os equipamentos que dispõe para executar suas funções.

Amontoar coisas na mesa, deixar vários arquivos abertos ao mesmo tempo desnecessariamente, fumar ou comer sentado à mesa de trabalho, são uma forma de desfocar sua atenção do seu objetivo profissional e reduzirão, em muito, sua produtividade e efetividade no cumprimento de suas funções.

Em resumo, mantenha seu local de trabalho sempre limpo, arejado, arrumado e apenas com o material necessário para execução de uma tarefa de cada vez.

Importante fazer do seu local de trabalho, seja em regime presencial nas dependências do Empregador ou em regime de teletrabalho em sua residência, um lugar de realização e satisfação pessoal, sabendo que está fazendo o melhor e da melhor maneira para não ser só uma máquina de trabalhar mas um ser humano, cidadão cumpridor de suas tarefas e um agente de transformações sociais. Importante é ser FELIZ.

* José da Rocha Pereira é Contador; Pós-Graduado em Administração Financeira; Pós-Graduado em Planejamento Tributário; e Diretor-Presidente da Hiper Serviços e Consultorias Ltda. 

Fonte: Portal Contábeis  

Postado por: Hiper Serviços

As 5 mais lidas