Uso de dispositivos eletrônicos no trabalho
A inclusão da tecnologia vem revolucionando a produtividade e a busca por novas oportunidades de negócios em empresas de todos os setores.
Em alguns casos, no entanto, essa transformação digital prejudica mais do que ajuda, como por exemplo podemos citar, o uso de celular no ambiente de trabalho e o computador da empresa disponibilizado para trabalho presencial ou home office.
Desejando colaborar com seus clientes, a Hiper Serviços separou uma lista de boas práticas, que recomenda adotar, quanto ao uso do celular e do computador no ambiente de trabalho:
Uso de dispositivos eletrônicos no trabalho
POSTURAS RECOMENDADOS AO UTILIZAR CELULAR
1.1 – Manter sempre no modo silencioso.
Os ambientes de trabalho, para realização das tarefas, requerem concentração e silêncio.
Estudos científicos demonstram que em média, os funcionários são interrompidos 14 vezes por dia e demoram até 20 minutos para voltar à tarefa original.
Portanto, sons constantes oriundos de celulares podem atrapalhar a concentração do proprietário do aparelho e dos colegas que dividem o mesmo ambiente, além de criar uma situação desagradável em uma reunião ou evento importante.
1.2 – Desativar notificações de aplicativos.
Com todos aplicativos instalados nos smartphones a exibição de alertas se torna constante, são notificações das redes sociais, mensagens de amigos no WhatsApp e outros comunicadores, novos seguidores no Instagram, mensagens na caixa de e-mail e muito mais.
Cada notificação ou alerta exibido no seu celular, irá chamar a atenção e fazer com que o colaborador deixe de fazer a atividade do trabalho que estava fazendo para verificar as novidades. A frequência dessas interrupções é sem dúvida a maior vilã da produtividade.
Portanto, para que o funcionário não prejudique sua produtividade e a da equipe que o rodeia, oriente-os para que desativem as notificações e alertas de todos os aplicativos que não possuem relação com o trabalho, como redes sociais, comunicadores, aplicativos de compras, finanças, jogos e outros mais.
1.3 – Postura, educação e bom senso.
Um profissional ou gestor, precisa considerar que em todo o tempo e em cada comportamento, você pode estar influenciando e afetando os demais colegas de trabalho.
Por isso, melhor evitar conversas pessoais em horário de trabalho e ao usar o celular, manter sempre uma boa postura e não utilizar termos de linguagem impróprios.
Mesmo em conversa de trabalho com clientes, manter um tom de voz adequado, que não atrapalhe os colegas e também utilizar um linguajar mais formal, além de manter sempre uma postura adequada.
Você pode até caminhar na sala ao telefone, mas ficar falando com um cliente em voz alta e com os pés sobre a mesa com certeza não irá causar uma boa impressão para os colegas, independente do seu cargo ou função.
1.4 – Não compartilhar mensagens ou conteúdo impróprio entre os colegas de trabalho.
É natural que os colaboradores tenham grupos de conversa no WhatsApp com seu setor, ou com os colegas com mais afinidade dentro da empresa.
Infelizmente o controle disso não pode ser feito da melhor forma possível.
Porém, deve-se orientar para que a equipe não tenha uma impressão errada do perfil do funcionário que compartilhar conteúdo como mensagens impróprias, pornografia, violência, mensagens de ódio entre outros.
É interessante também, deixar claro que assuntos polêmicos podem atrapalhar a relação entre colaboradores, como política, religião ou preferências sexuais, pois nem todos podem pensar da mesma forma, tornando assim, o relacionamento e o trabalho mútuo nas dependências da empresa fragilizado.
1.5 – Cuidado com áudios e vídeos impróprios no celular.
Existem muitos registros de reações a abertura de vídeos e áudios impróprios em momentos inoportunos e você com certeza já deve ter visto ou ouvido falar, que deveria ser evitada.
A empresa deve orientar os empregados a NUNCA abrir um vídeo ou áudio pessoais, em ambientes de trabalho, eventos, reuniões e locais onde há muitas pessoas.
1.6- Guardar segredos da empresa.
É comum funcionários de setores com dados sigilosos da empresa se relacionarem com outros setores, e em alguns casos, compartilhar informações sensíveis sobre seu setor em grupos de conversa, ou, em situações de demissão ou repreensão por mal comportamento, compartilharem o acontecimento no grupo do WhatsApp.
Em alguns casos extremos, alguns funcionários fazem fotos, filmagens de colegas em momentos inoportunos, e também de documentos e instalações.
Esse tipo de comportamento gera desatenção, perda de produtividade, intrigas, fofoca e muitos outros problemas.
Em alguns casos, como vazamento de faturamento, ou segredos industriais, pode gerar grandes atritos com a direção da empresa.
Portanto, deve ser orientado que esse tipo de situação deve ser evitado ao máximo por todos.
Uso de dispositivos eletrônicos no trabalho
UTILIZAÇÃO ADEQUADA DO COMPUTADOR DISPONIBILIZADO PELA EMPRESA
2.1 – Evite ao máximo baixar arquivos pessoais dentro do computador da empresa, alguns documentos são de extrema importância, como por exemplo, conta de cartão, extratos e outros, podem vir a ficar expostos a outro usuário que venha a utilizar seu computador;
2.2 – Evite baixar fotos pessoais e imagens que podem comprometer sua imagem perante os seus colegas de trabalho;
2.3 – Limpe seu computador sempre que puder e evite comer próximo a ele, isso porque migalhas podem prejudicar o bom funcionamento. Nunca fume quanto estiver utilizando computador;
2.4 – Não baixe programas sem autorização do departamento de T.I, converse com o técnico antes de baixar qualquer tipo de programa para que ele consulte se a fonte é confiável e se é realmente necessário o uso;
2.5 – Sempre desligue o computador, após a utilização. Além de economizar energia algumas atualizações automáticas do sistema são instaladas durante o processo de desligamento;
2.6 – Sempre fique atento se os programas de segurança estão instalados (antivírus). Caso note que não há nenhum avise imediatamente o departamento de T.I;
2.7 – Nunca confie em qualquer anexo de mensagens enviadas (e-mail, whatsapp, telegram, etc.). A auto propagação de vírus começa a partir das pessoas que mantém seu endereço de e-mail nos programas mais comuns como outlook;
2.8 – Faça Backups! Apesar de aparentemente seu computador não ter problemas, seu disco rígido pode parar sem aviso prévio;
2.9 – Nunca faça modificações de periféricos, sem autorização do TI, como troca de mouse, teclado, impressoras, etc. Existem profissionais treinados e especializados para essa função.
ASPECTOS LEGAIS DA UTILIZAÇÃO DE CELULAR E DISPOSITIVOS ELETRÔNICOS NO AMBIENTE DE TRABALHO
No âmbito legal, a utilização indevida de ferramentas tecnológicas, como computador ou aparelho celular, para fins particulares durante o expediente de trabalho, podem causar muitas dúvidas nas relações trabalhistas. O setor Jurídico da FECOMERCIO respondeu a algumas questões comuns relacionadas ao mau uso do PC e outras ferramentas de TI da empresa por parte dos colaboradores, que aqui transcrevemos:
O EMPREGADOR PODE MONITORAR OS E-MAILS E O ACESSO À INTERNET DE SEUS EMPREGADOS?
Sim. A jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho (TST) se consolidou pela possibilidade de o empregador monitorar os e-mails corporativos, uma vez que o endereço eletrônico e o acesso à internet são de propriedade da empresa.
POR QUE O E-MAIL CORPORATIVO É TRATADO COMO PROPRIEDADE DA EMPRESA?
Porque é um recurso fornecido por ela para uso profissional.
Para acessá-lo, o empregado se utiliza do computador, do provedor e do próprio endereço eletrônico que lhe foi disponibilizado e custeado pelo empregador.
E SOBRE O ACESSO A E-MAILS PESSOAIS POR MEIO DO COMPUTADOR DA EMPRESA?
Não se recomenda o monitoramento de e-mails pessoais. Isso porque o Poder Judiciário tem posicionamento contrário à sua realização.
Ou seja, entende-se que o e-mail particular, mesmo quando acessado do provedor da empresa, mantém as garantias constitucionais de privacidade e ao sigilo de correspondência.
É PRECISO AVISAR AOS FUNCIONÁRIOS ANTES DE IMPLANTAR O MONITORAMENTO?
É aconselhável que a empresa dê ciência aos funcionários de que o monitoramento será realizado.
O regulamento de segurança deve ser apresentado aos empregados e constar, por exemplo, de vinculação numa das cláusulas de contrato de trabalho. Pode até ser objeto de convenção coletiva. É conveniente que haja sempre avisos ostensivos sobre essas regras.
O QUE É PREVISTO EM LEI REFERENTE A ESSAS QUESTÕES?
No caso específico do monitoramento do uso de e-mails e do acesso à internet, não há nenhuma legislação específica sobre o assunto.
Entretanto, alguns dispositivos genéricos podem esclarecer a questão.
O Código Civil, por exemplo, prevê que aquele que causar prejuízos a alguém é obrigado a indenizá-lo. Além disso, o empregador é responsável pelos atos praticados por seus funcionários no exercício do seu trabalho (artigo 932, III).
O Estatuto da Criança e do Adolescente prevê que o empregador também pode ser responsabilizado por fornecer os meios (computador, acesso à internet etc.) pelos quais seu funcionário pratica pedofilia, se tinha conhecimento, mas não fez nada para impedir isso, etc (artigo 241-A, parágrafo 1º, II).
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) concede ao empregador o “poder de direção” das atividades funcionais de seu empregado, o que significa dizer que ele poderá fiscalizá-lo, repreendê-lo e estabelecer normas de procedimento dentro de sua empresa (artigo 2º).
O empresário também tem a segurança de que o empregado poderá ser penalmente punido se, mediante o acesso à internet ou o uso de e-mail, divulgar informações confidenciais da empresa ou, ainda, praticar atos que deslealmente gerem vantagens aos concorrentes (artigo 154, CP).
O EMPRESÁRIO PODE SER AUTUADO POR ATOS PRATICADOS POR SEUS FUNCIONÁRIOS NA INTERNET?
Sim. O empresário é responsável pelas consequências de atos ilícitos praticados por seus funcionários por meio de recursos da empresa que venham a prejudicar outras empresas ou pessoas.
Além disso, o empregador é obrigado a manter o controle da disciplina no ambiente corporativo.
COMO MANTER UM AMBIENTE CORPORATIVO AGRADÁVEL SEM CONSTRANGER O FUNCIONÁRIO?
É importante que as empresas garantam a liberdade do funcionário de utilizar alguns recursos.
Mesmo que para questões particulares, enquanto as ferramentas de controle permitam verificar de que forma isso está sendo feito.
Uma forma, por exemplo, é através de uma pesquisa do conteúdo de mensagens particulares e tempo gasto em sites não voltados para uso profissional.
Alguns intervalos no trabalho servem para que o funcionário relaxe e retome as atividades com mais disposição. Isso aumenta seu rendimento e se torna um fator favorável para a empresa.
Assim, a utilização do e-mail e da internet para fins particulares não deve ser negada por completo. Contanto que seja moderada e em concordância com as regras da empresa.
É POSSÍVEL PROIBIR O USO DO CELULAR NO AMBIENTE CORPORATIVO?
Sim. O empregador pode limitar ou até proibir o uso de aparelhos celulares no ambiente corporativo.
Tal possibilidade tem como fundamento legal a relação de subordinação entre empregado e empregador (artigos 2º e 3º da CLT).
Contudo, o empregador deve dar ciência ao empregado da proibição no ato da contratação.
Também é aconselhável que tal proibição conste no regulamento interno da empresa. Além disso, recomenda-se que o empregador permita que seus empregados utilizem o aparelho fixo para situações emergenciais.
O EMPREGADO PODE SER DISPENSADO POR JUSTA CAUSA PELO MAU USO DOS EQUIPAMENTOS DE TI?
Depende. Além dos motivos para demissão por justa causa já previstos na CLT, a implantação de um regulamento de segurança poderá fornecer ao empregador uma garantia de quais procedimentos poderão ser considerados corretos pela empresa.
No caso do uso indevido pelo funcionário, o empresário deve registrar previamente as advertências feitas a ele.
Dessa forma, poderá caracterizar e documentar o motivo para a eventual dispensa por justa causa, caso o funcionário não mude sua conduta. Contudo, dependendo da gravidade do ato praticado pelo funcionário (pedofilia pela internet, por exemplo), não é necessária a aplicação de várias advertências.
O USO DO CELULAR PODE CAUSAR DISPENSA POR JUSTA CAUSA?
Na hipótese de seu uso configurar uma das situações enumeradas no artigo 482 da CLT, é possível a rescisão do contrato de trabalho por justa causa. Exemplo: o empregado que desvia sua atenção ao serviço para consultar e enviar mensagens pelo aplicativo WhatsApp poderá ser enquadrado na hipótese prevista na letra “e” (desídia no desempenho das respectivas funções).
Uso de dispositivos eletrônicos no trabalho
COMO A HIPER SERVIÇOS PODE AJUDAR VOCÊ EM MELHORAR A SUA GESTÃO DE USO DE CELULAR E DISPOSITIVOS ELETRÔNICOS NO AMBIENTE DE TRABALHO?
Defina políticas para uso do computador, celular e seus aplicativos. A melhor forma de tornar o uso dos dispositivos sem que impacte na produtividade, é definir regras básicas de como deve se comportar com o uso dos mesmos.
Uma boa forma de controlar isso é estabelecer horários de intervalo ao longo do dia. Ao estabelecer essas regras, o importante é controlar se as regras estão sendo cumpridas.
Elabore um documento sobre política de uso do celular na empresa. Muitas empresas adotaram esse método.
O documento tem a finalidade de informar o colaborador sobre a política de uso do celular no ambiente de trabalho da empresa, comprovando a ciência do profissional sobre as regras de utilização dos dispositivos móveis, visando a utilização adequada dos equipamentos no ambiente de trabalho.
Dessa forma, fica assegurado no ato de assinatura pelo colaborador, a ciência dos fatos, portanto, é de direito do empregador cobrar o cumprimento de tais regras nas dependências da empresa durante o horário estipulado.
Essa é contribuição da HIPER SERVIÇOS, que encaminhamos para sua análise e SUGERIMOS que submeta à avaliação de sua Assessoria Jurídica, especializada em Direito Trabalhista, uma Minuta de sugestão de textos, para o modelo de políticas de uso de dispositivos eletrônicos, pedindo críticas e sugestões para adequação à operacionalização de seu negócio ou atividade, para sua decisão com o texto da versão final desses instrumentos jurídicos.
Se você tiver dificuldades em implementar Normas de Procedimentos e Posturas para Utilização de Celular e Dispositivos Eletrônicos em ambiente de trabalho, ou até mesmo em interpretar a legislação específica sobre esse assunto, a HIPER SERVIÇOS (www.hiperservicos.com.br – 0 21 3804-8150) tem ao seu dispor, uma equipe jurídico-contábil-administrativa especializada, podendo prestar-lhe toda a assessoria de consultoria para orientar sobre esse tema, minimizando os riscos e agilizando os procedimentos para sua completa tranquilidade.
Entre em contato conosco hoje mesmo para saber mais sobre como implementar procedimentos e posturas para utilização de dispositivos eletrônicos na sua empresa.
Uso de dispositivos eletrônicos no trabalho
ATENÇÃO:Este conteúdo é protegido por Direitos Autorais, Copywriter e LGPD. Autor: José da Rocha Pereira Contador – CRC – RJ: 023.075/O-4 Pós-Graduado Planejamento Tributário – MACKENZIE-RJ CEO do Grupo Hiper Serviços de Contabilidade www.hiperserviços.com.br É proibida a reprodução, distribuição, republicação, cópia, transmissão, exibição ou qualquer outra forma de utilização deste conteúdo, sem a autorização expressa do autor.