RECOMENDAÇÕES PARA ARRUMAÇÃO DO LOCAL DE TRABALHO

O seu local de trabalho – mesa e computador –, é onde você passa, acordado, a maior parte do tempo de sua vida, durante o dia. Por isso, é indispensável que você mantenha o local limpo, arrumado e agradável às pessoas que convivem ao seu redor.

Algumas regras básicas precisam ser cumpridas, para tornar o ambiente mais harmonioso e levar você a ter a maior produtividade no seu trabalho e muito mais satisfação no que faz:

1 – Evite acúmulo na sua mesa

Acúmulo de documentos e folhas deixa a mesa desorganizada, além de dificultar a vida do profissional que precisa encontrar documentos específicos. Por isso, é importante conferir periodicamente quais papéis podem ser descartados e os que devem ser arquivados.

Tenha em mente que nem tudo precisa ser impresso: sempre que possível, utilize a digitalização. Quando for de fato necessário imprimir arquivos ou documentos, mantenha-os organizados e deixe em cima da mesa somente o imprescindível para o trabalho que está executando naquele momento e o que você deve acessar com frequência.

2 – Retire o excesso de objetos

Embora sejam os queridinhos de muitas pessoas, os objetos de decoração podem ser prejudiciais à organização do ambiente de trabalho.

O excesso de porta-retratos, flores e outros acessórios, deve ser evitado. Mas isso não significa que você não possa colocá-los sobre a mesa: o importante é ter bom senso e evitar que eles atrapalhem a organização do local.

3 – Não acumule lixo

Para deixar o ambiente longe da bagunça, evite o acúmulo de lixo. Papéis de bala, embalagens de alimentos, copos descartáveis e anotações velhas, por exemplo, comprometem a organização da mesa de trabalho. Portanto, assim que forem utilizados, jogue-os fora.

4 – Arquive constantemente

Documentos contábeis, tais como extratos bancários e guias de recolhimento de impostos, só devem ficar em cima da mesa enquanto estiverem sendo utilizados na classificação, registro ou análise. Não devem ficar soltos ou expostos, correndo riscos de extravios, danos à integridade do documento ou ao sigilo das informações.

Por isso, ao terminar a utilização, arquive toda a documentação em pastas próprias, sempre com atenção para que possa ser facilmente encontrada, na próxima vez que precisar consultá-la.

5 – Salve seus arquivos em diretórios de cada cliente, organizados no servidor ou na “nuvem”

Não utilize o “C” do seu computador para salvar arquivos decorrentes da execução de suas tarefas, devido ao risco de perda por falha técnica local no seu equipamento. Toda vez que finalizar um trabalho, não se esqueça de salvá-lo no servidor ou na “nuvem”, cuidando para que nenhum arquivo eletrônico seja guardado em pastas de outros clientes ou na raiz, sem pasta própria.

6 – Organize a mesa todos os dias

Além de seguir as recomendações anteriores, reserve alguns minutos - antes de sair para o almoço e também no final do expediente -, para organizar a mesa novamente, caso alguma coisa tenha ficado fora do lugar. Dessa forma, quando retornar, o ambiente de trabalho já estará pronto para uso.

Deixe expostos apenas os materiais básicos (teclado, monitor, suporte para clips, canetas e lápis, grampeador, furador e papéis lembretes). Tudo o que é supérfluo deve ficar guardado nas prateleiras ou armários.

7 – Limpe seu computador e monitores

Periodicamente, reserve também um tempo para deletar todos os arquivos temporários que tenha salvo durante a execução de suas tarefas, mantendo os arquivos eletrônicos tão arrumados quanto a sua mesa. Limpe o teclado e os monitores, obtendo o máximo de funcionamento, com produtividade, de todos os equipamentos que dispõe para executar suas funções.

8 – Uso excessivo de eletrônicos e Internet

Evite que o uso constante do celular prejudique o desempenho de suas atividades e, principalmente, não gere situações desagradáveis como emissão de sons e alertas constantes, bem como assistir vídeos e acessar áudios junto a seus colegas.

O uso da Internet pelos empregados é permitido e encorajado, desde que seja favorável aos objetivos e atividades-fim do negócio da empresa. Importante que não se criem riscos desnecessários (exposição a vírus, por exemplo) e que se siga a legislação corrente (sobre pirataria, pedofilia e ações discriminatórias em geral).

Para auxiliar você a evitar esses inconvenientes e, em especial, não deixar que o celular prejudique suas atividades e produtividade em relação à equipe, listamos algumas boas práticas quanto ao uso dos dispositivos móveis no ambiente de trabalho:

• Mantenha o aparelho sempre no silencioso;
• Desative notificações sonoras de aplicativos;
• Defina suas próprias regras para o uso racional do celular e seus aplicativos;
• Cuidado com áudios e vídeos no celular, principalmente com o tipo de conteúdo;
• Não se esqueça: postura, educação e bom senso.

Lembre-se: se o empregado estiver prejudicando a empresa no exercício de suas funções, em razão do uso excessivo ou abusivo do celular e/ou da Internet em horário de trabalho, poderá vir a ser advertido, suspenso e até mesmo, em casos gravíssimos, ter confirmada sua demissão por justa causa, de acordo com o nível de transgressão apurada e confirmada.

Dia do Descarte

Na Hiper Serviços, uma vez por mês, todos os departamentos encerram suas atividades logo após o almoço para se dedicar exclusivamente ao Dia do Descarte. Empenhamos nosso bom senso de utilização para realizar:

• Descarte físico, de objetos e documentos reais que não são mais necessários;
• Descarte virtual, de arquivos eletrônicos gravados fora das pastas, rascunhos temporários ou programas obsoletos;
• Descarte intangível, de stress, sentimentos ruins, ressentimentos, preconceitos.

Renovar as energias é garantir um ambiente mais saudável e produtivo para todos! Adote esta ideia!