Como separar as finanças pessoais das finanças da empresa?

Separar as finanças pessoais das da empresa começa por uma regra simples: o dinheiro só passa da empresa para o sócio por três caminhos registrados. O primeiro é o pró-labore mensal, que remunera o trabalho. O segundo é a distribuição de lucros apurados pela contabilidade. O terceiro é o reembolso de despesas feitas em nome da empresa, com comprovante. Todo o resto, como pagar a escola dos filhos pela conta da empresa ou cobrir o caixa com o cartão pessoal sem registro, mistura patrimônios, distorce os números e cria riscos jurídicos e fiscais.

Por que a mistura é um problema

A mistura de contas causa três tipos de dano: de gestão, jurídico e fiscal.

Gestão: o dono decide com números errados

Quando despesas pessoais passam pela empresa, a margem parece menor do que é e o custo fixo parece maior. Quando o sócio cobre buracos com dinheiro próprio sem registro, a empresa parece mais saudável do que é. Em ambos os casos, a DRE gerencial e a projeção de caixa perdem valor.

Jurídico: o patrimônio pessoal fica exposto

O art. 50 do Código Civil permite ao juiz desconsiderar a personalidade jurídica em caso de abuso, caracterizado por desvio de finalidade ou confusão patrimonial, e estender as obrigações da empresa aos bens dos sócios beneficiados. A lei define confusão patrimonial como a ausência de separação de fato entre os patrimônios, caracterizada, entre outros, pelo cumprimento repetitivo pela sociedade de obrigações do sócio, ou o contrário, e pela transferência de ativos sem contraprestação efetiva (art. 50, § 2º).

Fiscal: pagamentos sem base viram risco

Valores pagos ao sócio sem classificação podem ser questionados pelo fisco como remuneração sujeita a encargos ou como distribuição de lucros sem suporte contábil. Negócios com o sócio em condições mais vantajosas que as de mercado podem ser presumidos distribuição disfarçada de lucros (Regulamento do Imposto de Renda, Decreto 9.580/2018, art. 528). No Simples Nacional, sem escrituração que comprove o lucro, a parcela isenta dos lucros distribuídos fica limitada a percentuais presumidos sobre a receita (LC 123/2006, art. 14, §§ 1º e 2º).

O passo a passo da separação

1. Contas bancárias e cartões separados. A empresa usa apenas contas em nome do CNPJ. O sócio não usa a conta da empresa para gastos pessoais nem a conta pessoal para pagar fornecedores.
2. Pró-labore definido. Um valor mensal fixo, registrado em folha, com INSS e imposto de renda na fonte quando devidos. É o "salário" do sócio que trabalha.
3. Calendário de distribuição de lucros. Lucros distribuídos com base em balanço ou balancete, com ata ou registro da deliberação, em datas combinadas entre os sócios. A escolha entre pró-labore e lucros tem efeitos tributários, tratados em pró-labore ou distribuição de lucros.
4. Política de reembolso. Despesas da empresa pagas pelo sócio são reembolsadas contra nota fiscal em nome do CNPJ e relatório.
5. Aportes formalizados. Quando o sócio coloca dinheiro na empresa, o valor é registrado como aumento de capital ou como empréstimo do sócio, com contrato.
6. Nenhum bem pessoal no ativo sem justificativa. Carro, imóvel ou equipamento de uso pessoal pagos pela empresa devem ser revistos com a contabilidade.

Como definir quanto o sócio retira

A retirada total do sócio deve caber no resultado e no caixa da empresa. Um método prático tem duas camadas.

• Pró-labore: valor compatível com a função exercida e com o que a empresa pagaria a um gestor contratado, dentro do orçamento de custos fixos.
• Lucros: distribuídos depois de apurado o resultado, preservando a reserva de caixa e o capital de giro que a operação exige.

Exemplo: uma empresa tem lucro de R$ 360.000 no ano e precisa de R$ 120.000 a mais de capital de giro para crescer. Com pró-labore de R$ 12.000 por mês já incluído nos custos, a distribuição que preserva o crescimento é de até R$ 240.000 no ano. Distribuir todo o lucro obrigaria a financiar o giro com dívida bancária.

Como organizar o sócio que já misturou tudo

A regularização costuma ser feita a partir de uma data de corte. Os passos típicos são:

• Levantar, com a contabilidade, os pagamentos pessoais feitos pela empresa e os aportes informais do sócio.
• Classificar cada grupo: reembolso a regularizar, adiantamento de lucros, empréstimo, aumento de capital.
• Formalizar o que precisa de documento, como contrato de mútuo ou alteração contratual.
• Adotar as regras de separação a partir da data de corte e acompanhar por alguns meses.

Os ajustes contábeis e fiscais dessa regularização são feitos pela contabilidade. Quando há vários sócios, a política de retiradas deve constar do acordo de sócios, para evitar conflitos sobre quem retirou quanto.

Sinais de que as finanças ainda estão misturadas

• O dono não sabe dizer quanto retirou da empresa no último ano.
• O extrato da empresa tem supermercado, escola ou viagem de férias.
• O caixa da empresa só fecha porque o sócio aporta sem registro.
• A contabilidade classifica muitos lançamentos como "adiantamento a sócios" sem regularização.
• Não há ata ou registro das distribuições de lucros.

Separar as finanças é a condição para todas as outras decisões desta série: preço, orçamento, crédito e sucessão dependem de números que mostrem a empresa como ela é. A definição das regras e o acompanhamento nos primeiros meses podem ser feitos com apoio da consultoria financeira.