Quais certidões negativas a empresa precisa e qual a validade de cada uma?
São cinco certidões: federal, da Receita e da PGFN, válida por 180 dias; estadual, que no Rio vem da SEFAZ-RJ com a da PGE-RJ; municipal, que para o ISS do Rio vale até 90 dias; o certificado do FGTS, da Caixa, válido por 30 dias; e a CNDT, do TST, válida por 180 dias (CLT, art. 642-A).
Certidão negativa de débitos é o documento que comprova que a empresa não tem dívidas em aberto com determinado órgão. Não existe uma certidão única: a regularidade completa depende de certidões federal, estadual, municipal, do FGTS e trabalhista, cada uma emitida por um órgão e com validade própria. Elas são exigidas em licitações, financiamentos, venda de imóveis, contratos com grandes empresas e em operações societárias.
Quais são as certidões e quanto tempo valem?
São cinco certidões principais. Para uma empresa sediada no município do Rio de Janeiro, a tabela mostra quem emite e a validade de cada uma.
| Certidão | Quem emite | O que cobre | Validade |
|---|---|---|---|
| Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União | Receita Federal e PGFN, em conjunto | Tributos federais, contribuições previdenciárias e dívida ativa da União | 180 dias |
| Certidão de Regularidade Fiscal estadual | SEFAZ-RJ, com a certidão de dívida ativa da PGE-RJ | ICMS e demais tributos estaduais | Conforme a certidão |
| Certidão de situação fiscal do ISS | Secretaria Municipal de Fazenda do Rio | ISS | Até 90 dias |
| Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) | Caixa Econômica Federal | Depósitos de FGTS | 30 dias |
| Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) | Tribunal Superior do Trabalho | Condenações trabalhistas não pagas | 180 dias |
Todas são emitidas pela internet, sem custo, quando não há pendência. Se houver pendência, a certidão sai positiva ou não é emitida, e é preciso resolver a causa antes.
Como tirar a certidão negativa federal?
A certidão federal é emitida no site da Receita Federal, informando o CNPJ. Ela é conjunta da Receita e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional e abrange todos os estabelecimentos da empresa, inclusive as contribuições previdenciárias. A validade é de 180 dias.
O sistema pode devolver três resultados:
- Negativa: não há pendência.
- Positiva com efeitos de negativa: há débitos com exigibilidade suspensa ou garantidos. Tem o mesmo valor da negativa (art. 206 do CTN).
- Positiva ou não emissão: há débito em aberto, declaração não entregue ou divergência entre declarado e pago. As pendências aparecem no relatório de situação fiscal do e-CAC.
As causas mais comuns de bloqueio são declarações em atraso, como DCTFWeb, PGDAS-D e EFD, e diferenças entre o valor declarado e o recolhido. Declarações em atraso por muito tempo também levam ao CNPJ inapto.
Como tirar as certidões estadual e municipal no Rio?
No Estado do Rio de Janeiro, a certidão de regularidade fiscal é emitida pela Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ-RJ), no portal de certidões. Pela Resolução Conjunta SEFAZ/PGE 33/2004, ela é acompanhada da certidão de dívida ativa emitida pela Procuradoria Geral do Estado. Empresas que não são contribuintes de ICMS também podem pedir a certidão, que confirma a inexistência de débitos estaduais.
No município do Rio, a certidão de situação fiscal do ISS é pedida no Portal Carioca Digital com o número da inscrição municipal. Sem débitos, a certidão negativa é impressa na hora e vale para todas as inscrições ligadas à raiz do CNPJ. A validade é de até 90 dias. Ela cobre só o ISS: taxas, IPTU e dívida ativa municipal têm certidões próprias, também pedidas no Carioca Digital.
Editais e contratos dizem exatamente quais certidões aceitam, de qual município e com que antecedência. Conferir o texto do edital evita apresentar a certidão do ISS quando se pede a de tributos mobiliários, ou a estadual sem a de dívida ativa.
E as certidões do FGTS e trabalhista?
O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) é emitido no site da Caixa, pelo CNPJ, e comprova que os depósitos de FGTS estão em dia. A validade é de 30 dias, a menor entre as certidões, porque o FGTS é recolhido mês a mês. A regularidade com o FGTS é condição para licitações e para contratos com o poder público, conforme a Lei 8.036/1990.
A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é emitida no site do Tribunal Superior do Trabalho. Ela mostra se a empresa tem condenações da Justiça do Trabalho não pagas, acordos descumpridos ou execuções em aberto. A validade é de 180 dias, contados da emissão (art. 642-A, § 4º, da CLT). Se houver débito garantido por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa, sai a certidão positiva com os mesmos efeitos da negativa.
O que fazer quando a certidão sai positiva?
O primeiro passo é identificar a origem exata da pendência. Cada órgão tem seu relatório: o e-CAC para a Receita Federal, o portal Regularize para a dívida ativa da União, o Carioca Digital para o ISS e o portal da SEFAZ-RJ para o Estado.
Depois, há três caminhos, conforme a causa:
- Pendência de declaração: entregar ou retificar a declaração que está faltando ou com erro.
- Débito real: pagar à vista ou parcelar. O parcelamento em dia suspende a exigibilidade (art. 151, VI, do CTN) e libera a certidão positiva com efeitos de negativa. As opções estão no texto sobre parcelamento de dívidas tributárias.
- Débito indevido: pedir revisão ao órgão, com os comprovantes de pagamento ou compensação.
Fechar a empresa com débitos pendentes não extingue a cobrança. Os sócios e administradores do período respondem solidariamente, como explica o texto sobre como dar baixa na empresa.
Como manter as certidões sempre em dia
Empresas que dependem de certidões para vender, como fornecedoras do poder público, costumam emitir o conjunto todo mês e acompanhar a situação fiscal no e-CAC. Uma declaração esquecida pode bloquear a certidão federal por semanas até ser processada.
Mais informações sobre legalização de empresas estão na página da Hiper Legal.
Perguntas frequentes
O que é certidão positiva com efeitos de negativa?
É a certidão emitida quando existem débitos com exigibilidade suspensa, por parcelamento em dia, depósito judicial ou decisão, ou garantidos em execução. Ela tem o mesmo valor da negativa (CTN, art. 206).
A certidão negativa federal é paga?
Não. A certidão conjunta da Receita Federal e da PGFN é gratuita e emitida pela internet, com validade de 180 dias.
Qual certidão tem a menor validade?
O Certificado de Regularidade do FGTS, emitido pela Caixa, que vale 30 dias. Em licitações e financiamentos, é o documento que mais costuma vencer no meio do processo.
Posso parcelar a dívida para conseguir a certidão?
Sim. O parcelamento com as parcelas em dia suspende a exigibilidade do débito e permite emitir a certidão positiva com efeitos de negativa.
Fontes
Conteúdo informativo, revisado na data indicada. Leis e valores mudam; antes de decidir, confirme o seu caso com um especialista.