O que é o Fator R do Simples Nacional e como calcular?

O Fator R é a regra do Simples Nacional que decide se uma empresa de serviços paga pelo Anexo III, mais barato, ou pelo Anexo V, mais caro. A conta é a folha de salários dos últimos 12 meses dividida pela receita bruta do mesmo período. Com 28% ou mais, a empresa vai para o Anexo III. Abaixo disso, vai para o Anexo V.

Quais atividades dependem do Fator R

O Fator R vale para as atividades de serviço listadas no § 5º-I do art. 18 da LC 123/2006. Entre as mais comuns estão:

• medicina, odontologia, psicologia, fisioterapia, fonoaudiologia e clínicas;
• engenharia, arquitetura, medição, cartografia e topografia;
• consultoria, auditoria, economia e atividades de natureza técnica, científica ou intelectual;
• programação, desenvolvimento e licenciamento de software;
• publicidade e propaganda, design e jornalismo.

Outras atividades têm anexo fixo. Comércio vai para o Anexo I, indústria para o II, e parte dos serviços vai direto para o III ou para o IV, sem depender da folha. A classificação correta sai do CNAE e da descrição real do serviço prestado.

Como calcular o Fator R

O cálculo usa dois números dos 12 meses anteriores ao período de apuração (LC 123, art. 18, § 5º-K):

• Folha de salários: salários, pró-labore dos sócios, outras remunerações do trabalho pagas a pessoas físicas e o FGTS recolhido, mais a contribuição patronal previdenciária quando recolhida à parte (§ 24).
• Receita bruta: a receita dos mesmos 12 meses.

Fator R = folha de 12 meses ÷ receita bruta de 12 meses.

A lei fala em remunerações a pessoas físicas decorrentes do trabalho. Serviços contratados de outras empresas (pessoas jurídicas) ficam fora, e lucro distribuído aos sócios também fica fora, porque remunera o capital. Pagamentos a autônomos pessoas físicas pedem análise da natureza de cada contratação.

Quanto muda entre o Anexo III e o Anexo V

A diferença entre os anexos é grande em todas as faixas. As alíquotas nominais da LC 123 vigentes em 2026 são estas:

A alíquota efetiva é calculada assim: (receita de 12 meses × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ receita de 12 meses.

Para 2027 e 2028, a LC 214/2025 reescreveu os anexos para incluir a CBS e o IBS na partilha do DAS. As faixas e as parcelas a deduzir continuam as mesmas, e a alíquota nominal da última faixa passa a 32,90% no Anexo III e a 30,40% no Anexo V. A regra do Fator R não muda.

Exemplo com receita de R$ 600 mil por ano

Exemplo: uma empresa de engenharia com receita de R$ 600.000 nos últimos 12 meses e faturamento de R$ 50.000 no mês.

Para ficar no Anexo III, a folha de 12 meses precisa somar pelo menos R$ 168.000 (28% de R$ 600.000), o que dá R$ 14.000 por mês em salários, pró-labore e FGTS.

Cuidados com o Fator R

O Fator R é recalculado a cada mês, e alguns erros se repetem com frequência.

• Pró-labore sem regularidade: o valor deve ser pago e declarado no eSocial todo mês. Lançamento só no papel não conta.
• Meses iniciais: empresas com menos de 12 meses usam regras proporcionais previstas na LC 123. Vale conferir a apuração desde a abertura.
• Folha que oscila: férias, 13º e rescisões concentram pagamentos em certos meses e alteram a média dos 12 meses.
• Anexo errado no PGDAS-D: a escolha do anexo é feita pela empresa na declaração. Erro nessa marcação gera diferença de imposto a pagar ou a recuperar.
• Pagamento recuperável: se a empresa pagou pelo Anexo V quando tinha direito ao III, a retificação do PGDAS-D permite pedir a restituição ou compensar o valor pago a mais, dentro do prazo de cinco anos.

Como acompanhar o Fator R ao longo do ano

O acompanhamento mensal evita surpresas na guia. Uma rotina simples tem três passos:

1. Projetar os próximos 12 meses: receita esperada e folha planejada, com contratações, desligamentos, férias e 13º.
2. Calcular a folha mínima: 28% da receita projetada, mês a mês, para saber quanto falta ou sobra.
3. Decidir com antecedência: se a folha vai ficar abaixo de 28%, comparar o custo de ajustar pró-labore ou contratar com a diferença entre os anexos.

Empresas que crescem rápido costumam cair no Anexo V sem perceber, porque a receita sobe antes da folha. O inverso também acontece: uma queda de faturamento pode levar a razão para cima de 28% e baixar a alíquota.

O Fator R continua valendo com a Reforma Tributária. A partir de 2027, a CBS substitui PIS e Cofins dentro do DAS, e o IBS entra com uma fatia pequena, que cresce a partir de 2029, quando começa a substituir ICMS e ISS. Para quem avalia se a folha e o pró-labore estão no ponto certo, o texto sobre pró-labore ou distribuição de lucros mostra os dois lados, e o de custo de um funcionário CLT ajuda a projetar a folha.