Quanto custa um funcionário CLT para a empresa em 2026?

O custo de um funcionário CLT vai bem além do salário. Somando encargos e provisões de férias e 13º, com os percentuais mais comuns em comércio e serviços, ele fica em torno de 29% acima do salário numa empresa do Simples Nacional e de 62% numa empresa do Lucro Presumido ou do Lucro Real. A conta abaixo mostra de onde vem cada parcela, com um salário de R$ 3.000 como exemplo.

Quais encargos a empresa paga sobre a folha

Fora do Simples, os encargos mensais sobre o salário somam cerca de 35,8% na maioria das empresas de comércio e serviços. A composição é esta:

A exceção dentro do Simples é o Anexo IV, que reúne atividades como construção de imóveis, vigilância e limpeza. Nesse anexo, a contribuição patronal previdenciária é recolhida fora do DAS, pelas regras gerais (LC 123, art. 18, § 5º-C, e art. 13, VI).

Fora do Simples também há empresas com regra própria. Os setores da desoneração da folha que optaram pela contribuição sobre a receita bruta pagam, em 2026, 60% da alíquota dessa contribuição mais 50% da contribuição patronal sobre a folha, o que dá 10% em vez de 20% (Lei 12.546/2011, art. 9º-A, incluído pela Lei 14.973/2024). Para essas empresas, a conta abaixo muda.

Por que férias e 13º entram no custo mensal

Férias com um terço e 13º salário são pagos uma vez por ano, mas se formam mês a mês. Por isso a contabilidade provisiona:

• Férias mais um terço: 11,11% do salário por mês (um doze avos de 4/3 do salário).
• 13º salário: 8,33% do salário por mês (um doze avos).

Sobre essas provisões também incidem os encargos do mês em que forem pagas: FGTS em todas as empresas e, fora do Simples, a contribuição patronal, o RAT e terceiros. É isso que leva o custo total de 35,8% para perto de 62% no regime normal.

Exemplo com salário de R$ 3.000

Com salário de R$ 3.000, o custo mensal fica em R$ 3.870,00 no Simples e em R$ 4.866,16 no Lucro Presumido ou Real. A conta usa RAT de 2% com FAP 1 e terceiros de 5,8%.

No Simples, a folha não gera contribuição patronal separada, mas a receita da empresa paga o DAS, que já embute essa contribuição. Por isso a comparação justa entre regimes considera o DAS e a folha juntos, como explica o texto sobre qual regime tributário escolher.

O que fica fora desses percentuais

Benefícios, adicionais e a rescisão entram por fora da conta padrão, porque dependem de cada empresa e de cada contrato.

• Vale-transporte: a empresa paga o que passar de 6% do salário básico (Lei 7.418/1985, art. 4º, parágrafo único). O valor não sofre encargos.
• Vale-refeição, plano de saúde e outros benefícios: dependem da política interna e da convenção coletiva da categoria.
• Horas extras e adicionais: hora extra com adicional mínimo de 50%, adicional noturno, insalubridade e periculosidade, quando aplicáveis, entram na base de encargos.
• Exames ocupacionais e segurança do trabalho: admissional, periódicos e demissional são custo da empresa.
• Rescisão: na dispensa sem justa causa, aviso prévio e multa de 40% sobre o saldo do FGTS.

Como a folha pesa no regime tributário

A folha interfere no regime de duas formas. No Simples, empresas de serviços com folha igual ou maior que 28% da receita ficam no Anexo III, com alíquota inicial de 6%, em vez do Anexo V, com 15,5%. A regra está no texto sobre Fator R.

No Lucro Presumido e no Real, a folha gera os 35,8% de encargos, mas no Lucro Real os salários e encargos reduzem o lucro tributável. Por isso uma empresa de folha pesada e margem baixa pode ter resultado diferente em cada regime.

Como controlar o custo da folha dentro da lei

O custo da folha se controla com gestão. Contratação sem registro gera passivo trabalhista e previdenciário que costuma superar a economia. As medidas que funcionam são outras:

• Provisionar férias e 13º todo mês: transforma dois desembolsos grandes em despesa previsível e evita aperto de caixa em novembro e dezembro.
• Controlar horas extras: jornada com ponto confiável e banco de horas previsto em acordo evitam pagamentos com adicional sem planejamento.
• Revisar o RAT e o FAP: o FAP varia com o histórico de acidentes e afastamentos da empresa, e investimentos em segurança do trabalho podem reduzi-lo.
• Conferir o enquadramento de terceiros: o código FPAS define as contribuições a terceiros, e enquadramento errado gera pagamento a mais ou a menos.
• Comparar regimes com a folha real: a folha muda a conta entre Simples, Presumido e Real, e a comparação deve ser refeita quando a equipe cresce.

Como a folha é declarada e paga

Salários, encargos e FGTS são informados no eSocial e pagos por guias geradas a partir dele: a DCTFWeb para as contribuições previdenciárias e o FGTS Digital para o fundo, ambos com vencimento até o dia 20 do mês seguinte. A rotina completa está no texto sobre folha de pagamento com eSocial, FGTS Digital e DCTFWeb.

Para o salário de referência, o salário mínimo nacional é de R$ 1.621,00 em 2026 (Decreto 12.797/2025), e pisos de categoria e pisos estaduais podem ser maiores.