Quanto custa a contabilidade de uma empresa e o que deve estar incluído?

O custo da contabilidade de uma empresa depende do trabalho que ela gera: regime tributário, faturamento, número de funcionários, volume de notas fiscais, atividades e obrigações de cada esfera. Por isso duas empresas com o mesmo faturamento podem ter honorários diferentes. Mais importante que o valor mensal é o escopo: o que está incluído, o que é cobrado à parte e o que fica fora. A norma do Conselho Federal de Contabilidade exige que isso esteja por escrito.

O que define o valor da contabilidade

Os escritórios costumam precificar pelo volume e pela complexidade do trabalho. Os fatores que mais pesam são:

• Regime tributário: no Simples Nacional, a apuração é unificada no PGDAS-D. No Lucro Presumido e no Real, há apurações separadas de IRPJ, CSLL, PIS e Cofins, além de ECF, EFD-Contribuições e, com frequência, ECD.
• Número de funcionários: cada empregado gera eventos mensais no eSocial, férias, 13º, afastamentos e rescisões. A folha é, em geral, a parte do honorário que mais cresce com a empresa.
• Volume de documentos: quantidade de notas emitidas e recebidas, lançamentos bancários e contas a conciliar.
• Complexidade fiscal: ICMS com substituição tributária, operações interestaduais, importação, retenções na fonte e mais de um município ou estado.
• Filiais e empresas do grupo: cada CNPJ tem obrigações próprias.
• Situação de entrada: empresa com pendências de anos anteriores, como declarações não entregues ou contabilidade atrasada, costuma exigir um trabalho de regularização orçado à parte no início do contrato.
• Nível de gestão: contabilidade apenas para cumprir obrigações custa menos que contabilidade com DRE mensal, orçamento e planejamento tributário.

O que a proposta deve incluir

A Resolução CFC 1.590/2020 exige que a oferta de serviços seja feita por proposta com o detalhamento dos serviços, a periodicidade, o valor de cada serviço, as condições de pagamento, o prazo e a forma de reajuste (art. 4º). Aceita a proposta, o contrato escrito deve conter, no mínimo (art. 2º):

• identificação das partes;
• detalhamento dos serviços eventuais, habituais e permanentes;
• os serviços que ficam a cargo da própria empresa;
• duração do contrato, valor dos honorários por serviço, prazo de pagamento e reajuste;
• responsabilidades de cada parte;
• obrigação de a empresa fornecer a Carta de Responsabilidade da Administração no fechamento do exercício;
• cláusula sobre a Lei 9.613/1998, de prevenção à lavagem de dinheiro;
• cláusula de rescisão com prazo de aviso prévio e foro.

Honorário fixo mensal ou cobrança por demanda

A maior parte dos contratos combina um honorário fixo mensal, que cobre a rotina contábil, fiscal e de folha, com cobrança por demanda para serviços eventuais. O fixo dá previsibilidade às duas partes, mas precisa ter limites claros: número de funcionários, de notas ou de lançamentos incluídos e o valor do excedente.

Serviços de maior valor agregado, como planejamento tributário, revisão de créditos, reorganização societária e auditoria, costumam ser contratados por projeto, com escopo e entregáveis próprios. Separar a rotina dos projetos ajuda a empresa a saber quanto paga pelo cumprimento das obrigações e quanto investe em análise para decidir.

Como comparar propostas de contabilidade

Propostas só são comparáveis quando cobrem o mesmo escopo. Uma tabela simples ajuda a ver as diferenças:

Quanto custa uma contabilidade mal feita

O custo de uma contabilidade fraca aparece fora do honorário. Os casos mais frequentes são:

• Regime tributário errado: anos pagando mais imposto do que o necessário por falta de simulação.
• Anexo errado no Simples: empresa de serviços no Anexo V quando o Fator R permitiria o III, ou o contrário, com risco de cobrança.
• Multas por atraso: obrigações acessórias entregues fora do prazo ou com inconsistências entre eSocial, DCTFWeb e FGTS Digital.
• Lucros sem lastro: distribuição sem balanço que comprove o lucro, com risco de tributação como remuneração.
• Créditos perdidos: no Lucro Real, PIS e Cofins não cumulativos mal apurados; a partir de 2027, créditos de CBS mal controlados.
• Decisões sem números: preço, contratação e investimento decididos sem DRE atualizada.

Esses custos costumam superar a diferença de honorários entre uma proposta enxuta e uma completa. O texto sobre balanço e DRE para decidir mostra o que a contabilidade gerencial entrega, e o de obrigações acessórias lista o que o escritório precisa entregar em cada regime.

Quando rever o contrato de contabilidade

O contrato deve ser revisto sempre que a empresa muda de tamanho ou de regime: troca do Simples para o Presumido, aumento relevante do número de funcionários, abertura de filial ou início de operações interestaduais. Em 2026 e 2027, a entrada da CBS e do IBS também muda o trabalho fiscal, e o contrato deve dizer quem conduz a adaptação. Se a revisão não resolver, a troca de escritório segue um roteiro próprio, descrito no texto sobre como trocar de contador.