Como trocar de contador sem prejudicar a empresa?
Para trocar de contador, contrate o novo escritório, formalize o distrato com o atual e defina uma data de corte. Pela Resolução CFC 1.590/2020, o distrato é obrigatório e deve fixar a devolução de livros e arquivos, e o contador que sai entrega as obrigações da competência em que respondia, mesmo que vençam depois.
Trocar de contador é um procedimento comum e previsto nas normas do Conselho Federal de Contabilidade. O caminho seguro tem quatro etapas: escolher o novo escritório, assinar o distrato com o atual, definir uma data de corte e conferir a entrega de livros, arquivos e senhas. Feita nessa ordem, a troca não deixa obrigação sem dono nem período sem responsável técnico.
O que a norma do CFC exige na troca
A Resolução CFC 1.590/2020 obriga o contrato de prestação de serviços contábeis por escrito e, no fim da relação, o distrato. Ela é a principal referência para qualquer troca de contador e traz regras que protegem a empresa.
- Distrato obrigatório (art. 6º): o rompimento do contrato exige distrato que estabeleça a cessação das responsabilidades. Se não houver acordo, o contador deve notificar o cliente do fim da relação.
- Devolução dos documentos (arts. 7º e 9º): o distrato deve dizer como e quando voltam os livros contábeis, os documentos e os arquivos das obrigações entregues ao Fisco, inclusive os eletrônicos.
- Passagem de informações (art. 8º): o contador que sai deve comunicar ao novo responsável técnico os fatos de que ele precisa ter conhecimento.
- Demonstrações do período (art. 9º, parágrafo único): salvo acordo em contrário, quem sai elabora as demonstrações contábeis do período em que foi responsável.
- Obrigações que vencem depois (art. 10): o contador que sai cumpre as obrigações acessórias cuja competência ocorreu durante o contrato, mesmo que o prazo de entrega caia depois do fim.
O contrato em vigor também importa. O art. 2º da mesma resolução exige cláusula rescisória com prazo de aviso prévio. Antes de comunicar a saída, leia esse prazo para planejar a data de corte.
Passo a passo para trocar de contador
A troca funciona melhor quando o novo escritório conduz a transição junto com o empresário. A sequência abaixo evita lacunas.
- Escolha o novo contador e assine o contrato. Confira o registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) e o escopo por escrito: contabilidade, fiscal, departamento pessoal, obrigações acessórias e o que fica fora.
- Defina a data de corte. Na maioria dos casos, o corte no último dia de um mês facilita a divisão das competências. O antigo entrega tudo até aquela competência; o novo assume a partir da seguinte.
- Comunique o atual contador e assine o distrato. Respeite o aviso prévio do contrato. No distrato, registre a data de corte, a lista de documentos a devolver, o prazo de devolução e quem entrega as obrigações pendentes.
- Receba e confira o acervo. O novo contador confere o que chegou contra uma lista de verificação, descrita na próxima seção.
- Troque procurações e acessos. Revogue as procurações eletrônicas do antigo no e-CAC da Receita Federal, no eSocial, no FGTS Digital e nos portais da prefeitura e do estado, e outorgue ao novo. Troque também senhas de sistemas e certificados, se estavam sob guarda do escritório anterior.
- Faça o diagnóstico de entrada. O novo contador consulta a situação fiscal, as certidões e o histórico de entregas para identificar pendências herdadas.
Em regra, ninguém quer mudar de escritório no meio do fechamento da ECD (último dia útil de junho) ou da ECF (último dia útil de julho). Se a troca cair perto dessas datas, deixe expresso no distrato quem transmite cada escrituração do ano anterior.
O que o novo contador precisa receber
O novo contador precisa do histórico contábil, fiscal e trabalhista da empresa para continuar sem retrabalho. A lista mínima costuma incluir:
| Área | O que pedir |
|---|---|
| Contábil | Balancetes e razão do ano corrente, balanço e DRE dos últimos exercícios, arquivos da ECD transmitida e recibos, plano de contas |
| Fiscal | Livros fiscais, apurações de impostos, recibos da ECF, da DCTFWeb e da EFD-Contribuições, declarações do Simples (PGDAS-D e DEFIS), parcelamentos em curso |
| Departamento pessoal | Fichas de registro, folhas de pagamento, férias e rescisões, eventos do eSocial, guias do FGTS Digital, acordos e convenções coletivas aplicadas |
| Societário | Contrato social e alterações, atas de aprovação de contas e de distribuição de lucros, livros societários |
| Acessos | Lista de portais e certificados digitais usados, com a indicação de quem detém cada um |
A escrituração contábil pertence à empresa e deve ser conservada enquanto não prescreverem as obrigações a que se refere, conforme o art. 1.194 do Código Civil. Por isso, peça os arquivos em formato digital e guarde uma cópia sob controle da própria empresa.
Quando a troca de contador é o momento de revisar a empresa
A troca é uma boa ocasião para uma revisão de entrada, porque o novo escritório olha os números sem o viés de quem os produziu. Três pontos costumam aparecer nesse diagnóstico:
- Regime tributário: se a empresa está no regime mais adequado ao faturamento e à margem atuais. O texto sobre Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real mostra os critérios.
- Retirada dos sócios: se pró-labore e distribuição de lucros estão documentados e ajustados à Lei 15.270/2025, em vigor desde janeiro de 2026.
- Pendências: declarações não entregues, divergências entre eSocial e DCTFWeb, débitos que impedem a emissão de certidão negativa.
Pendências achadas no diagnóstico devem ser registradas por escrito, com a data em que foram identificadas. Isso delimita o que é herança do período anterior e o que passa a ser responsabilidade do novo contador.
Sinais de que chegou a hora de trocar
A decisão de trocar costuma vir de um padrão de problemas repetidos ao longo do tempo. Os sinais mais comuns são:
- multas por atraso de entrega de declarações;
- balanço e DRE que só aparecem uma vez por ano, e sem explicação;
- ninguém consegue dizer se o regime tributário atual ainda é o melhor;
- demora para responder dúvidas de folha, rescisão ou férias;
- falta de orientação sobre mudanças como a Reforma Tributária e a nova tributação de dividendos.
Quem está avaliando propostas pode usar o texto sobre quanto custa a contabilidade de uma empresa para comparar escopos, e o calendário de obrigações acessórias para saber o que cobrar do novo escritório.
Se houver discussão sobre valores devidos ao contador anterior, ela deve ser resolvida à parte. O distrato deve definir a devolução dos documentos da empresa, que são necessários para cumprir obrigações legais.
Perguntas frequentes
Posso trocar de contador no meio do ano?
Pode. A troca vale em qualquer mês, desde que o distrato defina a data de corte. O contador que sai responde pelas obrigações das competências do período em que atuou, e o novo assume a partir do corte.
O contador antigo pode reter meus documentos?
Os livros, documentos e arquivos pertencem à empresa. O distrato deve fixar a forma e o prazo de devolução, conforme o art. 9º da Resolução CFC 1.590/2020, e honorários em aberto se cobram por outros meios.
Quem entrega o balanço do ano em que houve a troca?
Salvo acordo diferente no distrato, o contador que sai elabora as demonstrações contábeis do período em que foi responsável técnico. O novo contador fecha o exercício a partir da data de corte.
Preciso avisar a Receita Federal da troca?
Não existe um comunicado único de troca de contador. O que muda na prática são as procurações eletrônicas no e-CAC e nos portais estaduais e municipais, que devem ser revogadas para o antigo e outorgadas ao novo.
Fontes
Conteúdo informativo, revisado na data indicada. Leis e valores mudam; antes de decidir, confirme o seu caso com um especialista.