Quando a empresa precisa fazer ata de reunião ou assembleia de sócios?

A ata é o registro escrito do que os sócios ou acionistas decidiram. Na sociedade limitada, ela é obrigatória pelo menos uma vez por ano, para aprovar as contas, e sempre que os sócios deliberam sobre matérias que a lei reserva a eles. Na sociedade anônima, as atas de assembleia são a forma normal de a companhia tomar decisões. Registrar a ata na Junta no prazo é o que dá efeito à decisão perante terceiros.

Quando a limitada precisa fazer reunião ou assembleia?

A limitada precisa reunir os sócios, no mínimo, uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social (art. 1.078 do Código Civil). Com exercício encerrado em 31 de dezembro, o prazo vai até 30 de abril. Essa reunião anual serve para:

• tomar as contas dos administradores e votar o balanço patrimonial e o de resultado;
• designar administradores, quando for o caso;
• tratar de outros assuntos da ordem do dia.

Fora da reunião anual, o art. 1.071 lista as matérias que dependem de deliberação dos sócios: nomeação e destituição de administradores, remuneração deles quando não prevista no contrato, modificação do contrato social, incorporação, fusão, dissolução e nomeação de liquidantes.

Os documentos das contas devem ficar à disposição dos sócios que não administram a empresa até 30 dias antes da data marcada, com prova de recebimento (art. 1.078, § 1º).

Reunião ou assembleia: qual usar?

A assembleia é obrigatória quando a limitada tem mais de 10 sócios (art. 1.072, § 1º). Com até 10 sócios, o contrato social pode prever reunião, com regras próprias de convocação e funcionamento; nos pontos em que o contrato for omisso, valem as regras da assembleia.

A reunião ou a assembleia pode ser dispensada quando todos os sócios decidem por escrito sobre a matéria (art. 1.072, § 3º). Em empresas com poucos sócios, isso costuma ser feito com um documento de deliberação unânime assinado por todos.

O que precisa constar na ata?

A ata precisa permitir que qualquer pessoa entenda o que foi decidido, por quem e com quais votos. Os elementos usuais são:

1. nome e CNPJ da empresa, data, hora, local ou forma digital;
2. forma de convocação ou declaração de que todos compareceram;
3. sócios presentes e percentual do capital representado;
4. composição da mesa;
5. ordem do dia;
6. deliberações, com o resultado da votação e eventuais votos contrários;
7. encerramento e assinaturas da mesa e dos sócios, quantos bastem para a validade das decisões (art. 1.075, § 1º).

O sócio pode ser representado por outro sócio ou por advogado, com procuração que especifique os atos autorizados, e a procuração é levada a registro com a ata (art. 1.074, § 1º). Nenhum sócio vota matéria que lhe diga respeito diretamente (art. 1.074, § 2º).

Como funcionam as assembleias na S.A.?

Na sociedade anônima, as decisões dos acionistas são tomadas em assembleia geral, e a Lei 6.404/1976 é mais detalhada. A assembleia geral ordinária (AGO) deve ocorrer nos quatro primeiros meses após o fim do exercício para votar as demonstrações financeiras, a destinação do lucro e os dividendos, e eleger administradores quando for o caso (art. 132).

• Convocação na companhia fechada: anúncio publicado 3 vezes, com 8 dias de antecedência na 1ª convocação e 5 dias na 2ª (art. 124).
• Reforma do estatuto: feita em assembleia geral extraordinária, instalada em 1ª convocação com 2/3 dos votos das ações com direito a voto (art. 135).
• Ata: lavrada em livro próprio, podendo ser em forma de sumário das deliberações (art. 130).
• Publicações: a companhia fechada com receita bruta anual de até R$ 78 milhões pode publicar de forma eletrônica (art. 294).

Qual o prazo e o custo para registrar a ata na Junta?

O Código Civil manda apresentar a ata da assembleia de limitada à Junta nos 20 dias seguintes à reunião (art. 1.075, § 2º). A Lei 8.934/1994, art. 36, completa: documentos apresentados em até 30 dias da assinatura têm efeitos retroativos à data do ato; depois disso, os efeitos contam só a partir do deferimento.

Na JUCERJA, o arquivamento de ata custa R$ 650 por ato de sociedade limitada e R$ 1.100 por ato de sociedade anônima em 2026 (Deliberação JUCERJA 171/2025). Quando a ata aprova uma mudança no contrato social, como troca de administrador ou aumento de capital, a mudança também precisa ser formalizada em alteração contratual.

Situações em que a ata faz diferença

Algumas decisões costumam ser questionadas quando não há ata registrada: distribuição de lucros desproporcional às quotas, eleição de administrador não sócio, exclusão de sócio e aprovação de contas em ano de conflito. A exclusão extrajudicial de sócio, por exemplo, exige reunião ou assembleia convocada especialmente para esse fim, salvo quando há apenas dois sócios, como mostra o texto sobre entrada e saída de sócio.

Mais informações sobre legalização de empresas estão na página da Hiper Legal.