O que conferir na troca de síndico ou de administradora do condomínio?

A troca de síndico ou de administradora é o momento em que o condomínio mais precisa fechar as contas com precisão. O que não for conferido na transição tende a virar dúvida sobre quem responde por quê. A auditoria de transição levanta saldos, documentos, obrigações e pendências na data da troca e registra esse ponto de partida por escrito.

Por que fazer a auditoria de transição

A auditoria de transição protege as duas pontas. Para quem sai, ela registra o que foi entregue e encerra discussões. Para quem entra, ela separa os problemas herdados dos que surgirem na nova gestão. O síndico responde pelos danos que causar por culpa ou dolo (arts. 186 e 927 do Código Civil), e sem um retrato da data da posse fica difícil provar em que gestão um problema nasceu. Veja o tema em responsabilidade civil e criminal do síndico.

Checklist da transição

Dinheiro

• saldos de todas as contas bancárias e aplicações na data da troca, com extrato;
• saldo do fundo de reserva e de outros fundos, com a movimentação dos últimos períodos;
• cheques emitidos e não compensados, pagamentos agendados e débitos automáticos;
• cartões, senhas, tokens e procurações bancárias a cancelar ou transferir.

Documentos

• convenção, regimento interno e atas registradas;
• balancetes, prestações de contas e pareceres do conselho fiscal;
• notas fiscais, recibos e contratos, pelo menos dos últimos cinco anos (Lei 4.591/1964, art. 22, §1º, g);
• apólice do seguro obrigatório da edificação (art. 1.346 do Código Civil);
• laudos, projetos, autos de vistoria e licenças.

Pessoal

• ficha de cada empregado, contrato, controle de ponto e férias vencidas;
• situação do eSocial e do FGTS Digital, com os depósitos de cada mês;
• guias de INSS e FGTS pagas e pendentes;
• contratos com empresas de portaria, limpeza ou segurança e comprovação de que elas pagam seus empregados.

Tributos e cadastros

• retenções de imposto de renda, INSS e contribuições sobre notas de prestadores e comprovantes de recolhimento;
• eventos enviados à EFD-Reinf e ao eSocial e declarações da DCTFWeb;
• certidões negativas federal, estadual, municipal e trabalhista;
• dados do CNPJ e do responsável cadastrado na Receita Federal.

Receitas e pendências

• relação de inadimplentes com valores, datas de vencimento e acordos;
• ações de cobrança em andamento e cotas próximas de prescrever (cinco anos, pelo Tema 949 do STJ);
• processos judiciais e administrativos em que o condomínio é parte;
• contratos vigentes, com prazo, reajuste e multa de rescisão.

Troca de administradora: pontos próprios

Quando a troca é só de administradora, o risco maior está nos dados. A administradora antiga detém o histórico contábil, a base de inadimplentes, os arquivos do eSocial e muitas vezes a conta bancária em que as cotas são recebidas. Antes de encerrar o contrato, garanta:

1. a exportação da contabilidade completa e dos balancetes mensais;
2. a lista de boletos emitidos e pagos, para conferir a inadimplência;
3. a transferência dos certificados digitais e procurações eletrônicas;
4. a confirmação de que as cotas passam a cair em conta no CNPJ do condomínio;
5. o encerramento das procurações dadas à administradora antiga.

A auditoria confere se o saldo informado pela administradora que sai é o mesmo que o banco mostra e se não ficaram obrigações sem pagamento.

Atualizar cadastros depois da eleição

O novo síndico precisa ser atualizado nos cadastros oficiais. Pelo Anexo VIII da IN RFB 2.119/2022, a alteração do síndico no CNPJ se faz com a ata da assembleia de eleição registrada no Cartório de Registro de Títulos e Documentos. Com a ata registrada, atualizam-se também os bancos, o certificado digital do condomínio, a prefeitura e os demais cadastros. Veja os documentos de base do condomínio em como legalizar um condomínio.

Prazos que não podem se perder na transição

A troca de gestão é um momento em que prazos costumam escapar, porque ninguém se sente dono deles. Os mais sensíveis:

• Cotas próximas de prescrever: cada cota prescreve em cinco anos a partir do vencimento (Tema 949 do STJ).
• Férias vencidas dos empregados: férias não concedidas no prazo legal geram pagamento em dobro.
• Vencimento do seguro da edificação: obrigatório pelo art. 1.346 do Código Civil.
• Contratos com renovação automática e prazo de aviso para rescisão.
• Obrigações mensais: FGTS até o dia 20, eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb.
• Prazos processuais em ações em que o condomínio é autor ou réu.

O relatório de transição deve listar esses prazos com datas, para que a nova gestão assuma a agenda desde o primeiro dia.

Quando há conflito com a gestão anterior

Se a nova gestão encontrar pendências antigas, como tributos não pagos ou empregados sem registro, a regularização deve ser feita e informada à assembleia, com a indicação do período de origem.

Se o síndico anterior não entregar documentos ou se a auditoria encontrar irregularidades, a nova gestão deve levar o relatório à assembleia. A assembleia decide as medidas: cobrança de valores, notificação, ação judicial ou comunicação às autoridades quando houver indício de crime. O síndico representa o condomínio em juízo (art. 1.348, II) e deve informar a assembleia de qualquer processo (art. 1.348, III). Uma auditoria independente, feita no início da gestão, dá à assembleia base técnica para decidir. A Hiper Audit faz auditoria de transição para condomínios; veja em /audit e entenda o método em auditoria condominial.