Como regularizar um condomínio: convenção, registro e CNPJ?

Um condomínio edilício está legalizado quando tem a instituição registrada no Registro de Imóveis, uma convenção aprovada e registrada, um síndico eleito com a ata registrada e inscrição no CNPJ. Sem isso, o condomínio tem dificuldade para abrir conta, contratar empregados, cobrar inadimplentes na Justiça e cumprir obrigações fiscais. Muitos prédios antigos, pequenos ou construídos sem incorporação funcionam de forma informal e precisam passar por essa regularização.

Passo 1: instituir o condomínio no Registro de Imóveis

O condomínio edilício nasce da instituição registrada no Cartório de Registro de Imóveis, por ato entre vivos ou testamento (art. 1.332 do Código Civil). O ato de instituição deve conter:

• a discriminação e individualização das unidades de propriedade exclusiva, separadas umas das outras e das partes comuns;
• a fração ideal de cada unidade no terreno e nas partes comuns;
• o fim a que as unidades se destinam.

Nos prédios construídos por incorporação, a instituição costuma ser registrada ao final da obra, a partir do memorial de incorporação. Em prédios antigos ou construídos sem incorporação, pode ser necessário regularizar a construção na prefeitura e contratar levantamento técnico para definir as frações antes do registro.

Passo 2: aprovar e registrar a convenção

A convenção é o estatuto do condomínio. Ela deve ser assinada por titulares de, no mínimo, dois terços das frações ideais e passa a obrigar desde logo os proprietários, possuidores e detentores (art. 1.333). Para valer contra terceiros, precisa ser registrada no Registro de Imóveis (art. 1.333, parágrafo único). Pode ser feita por escritura pública ou instrumento particular (art. 1.334, §1º).

O art. 1.334 do Código Civil lista o conteúdo mínimo:

1. a quota de cada unidade e a forma de pagamento das despesas ordinárias e extraordinárias;
2. a forma de administração;
3. a competência das assembleias, a forma de convocação e os quóruns;
4. as sanções aplicáveis a condôminos e possuidores;
5. o regimento interno.

A Lei 4.591/1964 (art. 9º, §3º) acrescenta pontos úteis, como a forma de escolha do síndico e do conselho, a natureza gratuita ou remunerada da função de síndico e a forma de contribuição para o fundo de reserva. Uma convenção completa evita discussões futuras sobre temas como assembleia eletrônica, que o art. 1.354-A permite quando a convenção não a proíbe.

Passo 3: eleger o síndico e registrar a ata

A assembleia escolhe o síndico, condômino ou não, para mandato de até dois anos, renovável (art. 1.347). Para fins de CNPJ, a Receita Federal pede a ata da assembleia de eleição registrada no Cartório de Registro de Títulos e Documentos. A mesma ata costuma deliberar a inscrição no CNPJ, a abertura de conta bancária e, quando for o caso, a contratação de administradora e a remuneração do síndico.

Passo 4: inscrever no CNPJ

A IN RFB 2.119/2022, art. 4º, obriga o condomínio edilício a se inscrever no CNPJ, com a natureza jurídica 308-5. Pelo Anexo VIII da mesma instrução, os documentos de base são:

Com o CNPJ, o condomínio abre conta bancária própria, obtém certificado digital e passa a cumprir as obrigações explicadas em obrigações fiscais do condomínio.

Depois da legalização

Com os documentos em ordem, o condomínio organiza a gestão:

• abre conta bancária no CNPJ e passa a receber as cotas nela;
• aprova a previsão orçamentária e o rateio (veja previsão orçamentária);
• contrata o seguro obrigatório da edificação (art. 1.346);
• registra os empregados no eSocial, se houver;
• inicia a contabilidade, com balancetes mensais para a prestação de contas.

Condomínio de lotes

Loteamentos fechados podem se organizar como condomínio de lotes, figura criada pela Lei 13.465/2017 no art. 1.358-A do Código Civil. Nele, os lotes são propriedade exclusiva e as áreas de circulação, portaria e lazer são propriedade comum. A fração ideal pode ser proporcional à área do lote, ao potencial construtivo ou a outro critério do ato de instituição (art. 1.358-A, §1º).

Ao condomínio de lotes aplicam-se, no que couber, as regras do condomínio edilício (art. 1.358-A, §2º, I, com redação da Lei 14.382/2022). Na prática, a legalização segue o mesmo roteiro: instituição registrada, convenção, eleição do síndico e CNPJ. Loteamentos organizados como associação de moradores seguem regras diferentes, próprias das associações.

Condomínio irregular: riscos

O condomínio que funciona sem CNPJ e sem convenção registrada costuma receber cotas na conta pessoal de um morador, contratar informalmente e ter dificuldade para executar inadimplentes com base no art. 784, X, do CPC, que exige contribuições previstas na convenção ou aprovadas em assembleia e documentalmente comprovadas. Quem administra nessas condições assume riscos pessoais maiores, porque o dinheiro de todos passa por suas mãos sem estrutura formal. Na troca de gestão, a regularização costuma ser o primeiro item da pauta, como explicado em auditoria na troca de síndico ou administradora. A Hiper faz a legalização de condomínios; veja em /audit.