O que é auditoria condominial e quando o condomínio deve fazer?

Auditoria condominial é a revisão independente das contas do condomínio, feita por contador, para verificar se o que o síndico apresenta corresponde ao que de fato entrou e saiu do caixa. Ela confere lançamentos, documentos, extratos, contratos, folha de pagamento e tributos. A lei não obriga o condomínio a contratá-la, mas ela dá base técnica à prestação de contas que o síndico deve à assembleia todo ano.

O que a auditoria condominial verifica

A auditoria verifica se cada valor registrado tem documento, se os saldos batem com os bancos e se as obrigações legais foram cumpridas. Na prática, o trabalho costuma cobrir:

• Receitas: se as cotas emitidas foram cobradas, recebidas e lançadas, e se os acordos com inadimplentes estão registrados.
• Despesas: se cada pagamento tem nota fiscal ou recibo, contrato quando cabível, aprovação de quem tinha poder para aprovar e pagamento ao fornecedor certo.
• Saldos: conciliação das contas bancárias, aplicações e fundo de reserva com os extratos.
• Folha e encargos: salários, férias, 13º, FGTS, INSS e informações do eSocial dos empregados do condomínio.
• Tributos retidos: se o imposto de renda, o INSS e as contribuições retidas de prestadores foram recolhidos e declarados.
• Orçamento: a diferença entre o que a assembleia aprovou e o que foi gasto.

O resultado é um relatório que aponta divergências, documentos faltantes e recomendações. Ele serve ao conselho fiscal, à assembleia e ao próprio síndico.

Auditoria condominial é obrigatória?

Não. Nenhuma lei federal obriga o condomínio edilício a contratar auditoria. O que a lei obriga é a prestação de contas: o art. 1.348, VIII, do Código Civil manda o síndico prestar contas à assembleia anualmente e quando exigidas, e o art. 1.350 prevê a assembleia anual que aprova essas contas.

A auditoria passa a ser obrigatória para um condomínio específico quando a convenção a prevê ou quando a assembleia a aprova. Fora disso, ela é uma decisão de gestão. E quem mais se beneficia dela costuma ser o síndico, porque um parecer técnico sobre as contas é a melhor defesa contra acusações futuras. Esse ponto está detalhado em responsabilidade civil e criminal do síndico.

Quando fazer auditoria no condomínio

Os momentos em que a auditoria mais protege o condomínio e o síndico são estes:

1. Troca de síndico ou de administradora. A auditoria de transição fixa o ponto de partida da nova gestão e separa o que é responsabilidade de quem sai e de quem entra.
2. Contas reprovadas ou aprovadas com ressalva. Quando a assembleia não aprova as contas, a auditoria identifica exatamente o que está errado.
3. Suspeita de irregularidade. Saldo que não fecha, fornecedor desconhecido, obra sem documentação, fundo de reserva que diminui sem explicação.
4. Rotina anual ou periódica. Condomínios de maior porte, com muitos empregados e contratos, costumam adotar a revisão como rotina antes da assembleia ordinária.
5. Antes de uma obra grande ou de uma chamada extra. Para confirmar a real situação do caixa antes de pedir mais dinheiro aos condôminos.

Quem pode fazer a auditoria

A auditoria deve ser feita por contador com registro ativo no Conselho Regional de Contabilidade. O Decreto-Lei 9.295/1946 classifica a revisão de balanços e de contas em geral como trabalho técnico de contabilidade (art. 25, alínea c) e torna essa atribuição privativa dos contadores (art. 26).

O ideal é que o auditor seja independente de quem produziu as contas. A administradora que faz a contabilidade do condomínio não deve ser a mesma que audita esse trabalho. Um condômino que é contador pode ajudar o conselho fiscal, mas a independência fica prejudicada se ele tiver relação com o síndico ou interesse na disputa.

Quais são os tipos de trabalho

O contador pode entregar três tipos de trabalho, com alcances diferentes, e a assembleia precisa saber qual está contratando:

Nos procedimentos previamente acordados, o contador executa as verificações combinadas e relata o que encontrou; a conclusão fica com quem contratou. Na auditoria das demonstrações, o auditor emite opinião própria, com base nas normas brasileiras de auditoria (NBC TA) editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade.

Como a assembleia aprova e acompanha a auditoria

A contratação da auditoria costuma passar pela assembleia, porque a despesa é rateada entre todos. O ideal é que a pauta defina o período a ser auditado, o escopo e a quem o relatório será entregue.

O relatório deve ser apresentado ao conselho fiscal, que o usa como base do parecer previsto no art. 1.356 do Código Civil, e depois à assembleia que vai votar as contas. Se o relatório apontar falhas, a assembleia pode aprovar as contas com ressalvas, exigir correções ou, nos casos graves, deliberar sobre a destituição do síndico pelo art. 1.349. Veja como funciona esse caminho em como destituir o síndico.

O que o síndico ganha com a auditoria

O síndico responde pessoalmente pelos danos que causar por ação ou omissão (arts. 186 e 927 do Código Civil). Contas auditadas e aprovadas em assembleia mostram que ele cumpriu o dever de prestar contas e que os números foram verificados por terceiro. Isso vale tanto para o síndico morador quanto para o síndico profissional, que administra vários condomínios e precisa demonstrar método.

A auditoria também ajuda a corrigir falhas antes que virem passivo: um INSS retido e não recolhido, um FGTS em atraso ou uma nota fiscal sem retenção são problemas que podem ser resolvidos quando detectados cedo. A Hiper Audit faz auditoria e contabilidade condominial; veja os serviços em /audit.