Como saber se há desvio de dinheiro nas contas do condomínio?

Desvio nas contas do condomínio quase sempre deixa rastro nos documentos: saldo que não bate com o banco, despesa sem nota, fornecedor que ninguém conhece, fundo de reserva que encolhe sem decisão da assembleia. Nenhum desses sinais prova desvio sozinho, porque erro de lançamento e desorganização produzem sintomas parecidos. Eles indicam onde olhar. A forma segura de separar erro de fraude é a auditoria.

Sinais no caixa e nos bancos

Os sinais mais objetivos aparecem quando se compara o balancete com o extrato bancário. Fique atento a:

• Saldo do balancete diferente do extrato no último dia do mês, sem conciliação que explique.
• Extratos incompletos ou só resumidos, quando a administração não entrega o extrato completo do banco.
• Saques em dinheiro frequentes, sem finalidade documentada.
• Transferências para contas de pessoas físicas que não são empregados nem prestadores contratados.
• Conta bancária em nome de terceiro recebendo as cotas, em vez de conta no CNPJ do condomínio.
• Aplicações resgatadas sem aprovação e sem registro de destino.

Sinais nas despesas

Nas despesas, o sinal típico é o pagamento que não se sustenta em documento. Os padrões mais comuns:

1. pagamentos sem nota fiscal ou com recibo simples para serviços de valor alto;
2. notas fiscais sequenciais do mesmo fornecedor, como se ele só atendesse o condomínio;
3. fornecedor cujo sócio é parente ou pessoa próxima do síndico ou de funcionário da administradora;
4. obras fracionadas em várias notas menores, abaixo do valor que exigiria aprovação da assembleia;
5. contratos de manutenção reajustados sem justificativa ou pagos em duplicidade;
6. despesas que crescem muito acima do orçamento aprovado, sem explicação no balancete.

Sinais na receita e na inadimplência

O desvio também pode estar do lado da receita. Cotas recebidas e não lançadas aparecem como inadimplência inflada. Sinais de alerta:

• condôminos que pagaram, têm comprovante e aparecem como devedores;
• acordos de parcelamento sem registro ou sem aprovação;
• receitas de aluguel de áreas comuns, antenas ou vagas que não aparecem no balancete;
• inadimplência que cresce todo mês sem nenhuma ação de cobrança.

Sinais na folha e nos tributos

Encargos trabalhistas em atraso são sinal de caixa desviado ou de gestão frágil, e os dois são graves. Verifique se:

• o FGTS de cada empregado está depositado (o empregado pode consultar o extrato pelo aplicativo do FGTS);
• as guias de INSS e de tributos retidos foram pagas no mês;
• há empregados na folha que ninguém conhece ou que já saíram;
• as horas extras pagas são compatíveis com a escala da portaria.

Sinais no comportamento da gestão

Alguns sinais não estão nos números, mas no acesso a eles:

• demora ou recusa em entregar documentos ao conselho fiscal;
• prestação de contas só com planilha resumida, sem documentos;
• assembleia de contas adiada seguidamente;
• troca frequente de administradora ou de contador sem motivo claro;
• concentração de senhas bancárias em uma só pessoa, sem dupla assinatura.

O que fazer diante de suspeita

A ordem dos passos importa, porque acusar sem prova expõe quem acusa e dificulta a apuração. O roteiro recomendado:

1. Pedir os documentos por escrito ao síndico ou à administradora: extratos completos, notas, contratos, guias.
2. Levar ao conselho fiscal, que tem a função de dar parecer sobre as contas (art. 1.356 do Código Civil).
3. Propor auditoria com escopo definido: o período, as contas e os fornecedores sob suspeita. Veja como funciona em auditoria condominial.
4. Levar o relatório à assembleia. Se o síndico não convocar, um quarto dos condôminos pode fazê-lo (arts. 1.350, §1º, e 1.355).
5. Deliberar sobre as medidas: correção, ressarcimento, destituição pelo art. 1.349 e, se houver indício de crime, comunicação às autoridades. O passo a passo está em como destituir o síndico.

Erro ou desvio: como diferenciar

Boa parte das divergências encontradas em contas de condomínio vem de erro de lançamento. O que distingue erro de desvio é o padrão e a documentação:

Essa leitura é o trabalho da auditoria. Ela reconstrói a movimentação a partir de documentos externos, como extratos e notas fiscais, que a gestão não controla, e separa o que foi falha de lançamento do que precisa de providência.

Quem pode pedir documentos

Qualquer condômino pode examinar os documentos da administração, e o conselho fiscal precisa deles para cumprir sua função. O STJ separa esse direito de inspeção da ação judicial de exigir contas, que o condômino não pode propor sozinho, porque o síndico presta contas à assembleia. Na prática, o pedido de documentos por escrito é o primeiro passo de qualquer apuração.

Como prevenir

A prevenção depende de rotinas simples. Condomínios com menor risco costumam ter conta bancária exclusiva no CNPJ, pagamentos só por transferência identificada, dupla aprovação para valores relevantes, pasta mensal com extrato e documentos, conselho fiscal que revisa todo mês e auditoria periódica. A Lei 4.591/1964 (art. 22, §1º, g) orienta a guarda da documentação por cinco anos, o que permite verificar gestões anteriores. Para síndicos, essas rotinas também são proteção: mostram que não havia espaço para irregularidade. A Hiper Audit faz auditoria e contabilidade condominial; conheça em /audit.