Como deve ser a prestação de contas anual do síndico?

A prestação de contas do síndico é anual e obrigatória. O art. 1.348, VIII, do Código Civil manda o síndico prestar contas à assembleia anualmente e sempre que ela exigir, e o art. 1.350 determina que ele convoque, todo ano, a assembleia que aprova o orçamento, as contribuições e as contas. Uma boa prestação de contas mostra o que entrou, o que saiu, quanto sobrou e prova cada número com documento.

O que a assembleia anual precisa aprovar

A assembleia ordinária do art. 1.350 tem uma pauta mínima definida em lei:

• a prestação de contas do período encerrado;
• o orçamento das despesas do período seguinte;
• as contribuições dos condôminos, isto é, o valor da cota;
• quando for o caso, a eleição do síndico, cujo mandato é de até dois anos, renovável (art. 1.347);
• eventuais alterações do regimento interno.

A assembleia pode ser presencial, eletrônica ou híbrida, desde que a convenção não proíba a forma eletrônica e sejam preservados os direitos de voz, debate e voto (art. 1.354-A, incluído pela Lei 14.309/2022). Todos os condôminos precisam ser convocados, ou a assembleia não pode deliberar (art. 1.354).

Quais documentos compõem a prestação de contas

A prestação de contas completa tem duas camadas: os demonstrativos, que resumem, e os documentos, que comprovam.

Demonstrativos

• demonstrativo de receitas e despesas do período, mês a mês;
• comparação entre o orçamento aprovado e o realizado, com explicação das diferenças relevantes;
• saldos de cada conta bancária e aplicação, conciliados com os extratos;
• posição do fundo de reserva e de outros fundos, com entradas e saídas;
• relação de inadimplentes, valores em atraso, acordos e ações de cobrança;
• contratos vigentes e obrigações assumidas para o período seguinte.

Documentos de suporte

• extratos bancários completos do período;
• notas fiscais e recibos de todas as despesas;
• folha de pagamento, guias de INSS e FGTS pagas e comprovantes do eSocial;
• guias de tributos retidos de prestadores e comprovantes de envio da EFD-Reinf;
• apólice do seguro obrigatório da edificação (art. 1.346);
• atas das assembleias que autorizaram despesas extraordinárias.

Quem confere as contas antes da assembleia

O conselho fiscal, quando existe, dá parecer sobre as contas do síndico (art. 1.356 do Código Civil). O parecer deve ser apresentado à assembleia junto com as contas e dizer se o conselho recomenda aprovar, aprovar com ressalvas ou reprovar. Como o conselho é formado por moradores, muitos condomínios contratam auditoria para dar base técnica ao parecer. Veja o papel e os limites do conselho em conselho fiscal do condomínio.

Todo condômino também pode examinar os documentos da administração. O STJ separa esse direito de inspeção do direito de exigir contas em juízo: o síndico presta contas à assembleia, e o condômino isolado não tem legitimidade para a ação de exigir contas.

Como votar as contas e o que pode acontecer

Salvo quórum especial previsto na convenção, as contas são aprovadas por maioria dos votos dos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais, em primeira convocação (art. 1.352), ou por maioria dos presentes, em segunda (art. 1.353). Só vota o condômino quite (art. 1.335, III). O resultado pode ser:

Contas reprovadas não significam automaticamente desvio. Pode haver erro de lançamento ou documento faltante. O caminho seguro é apurar com auditoria antes de acusar. Veja os sinais que merecem investigação em sinais de desvio nas contas.

E se o síndico não prestar contas

Não prestar contas é causa expressa de destituição: o art. 1.349 autoriza a assembleia, especialmente convocada, a destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas ou não administrar convenientemente. Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos pode fazê-lo (art. 1.350, §1º). Se ela não se reunir, qualquer condômino pode pedir ao juiz que decida (art. 1.350, §2º). O passo a passo está em como destituir o síndico.

Prestação de contas mensal e anual

A lei exige a prestação de contas anual, mas a boa prática é prestar contas todo mês. O balancete mensal, enviado aos condôminos ou disponibilizado em área restrita, mostra receitas, despesas e saldos do período e permite que dúvidas sejam resolvidas enquanto os fatos ainda estão frescos. A prestação anual passa a ser a consolidação de doze balancetes já conhecidos pelos condôminos.

O balancete mensal costuma trazer:

• receitas por tipo: cotas ordinárias, extras, multas, juros, aluguel de áreas comuns;
• despesas por grupo, comparadas ao orçamento do mês;
• saldo inicial e final de cada conta, com o extrato anexo;
• inadimplência do mês e acumulada;
• movimentação do fundo de reserva.

Quando a assembleia exigir contas fora do período anual, como autoriza o art. 1.348, VIII, esse material mensal permite atender o pedido sem improviso.

Prestação de contas bem feita protege o síndico

Para o síndico, a prestação de contas é a prova de que cumpriu seus deveres. Contas documentadas, revisadas pelo conselho e aprovadas em assembleia reduzem muito o espaço para questionamentos futuros. Depois da assembleia, a Lei 4.591/1964 (art. 24, §2º) orienta o síndico a comunicar as decisões aos condôminos em oito dias, inclusive a previsão orçamentária e o rateio. A contabilidade e a auditoria condominial da Hiper estão em /audit.