Como o profissional autônomo usa o livro-caixa para reduzir o carnê-leão?

O profissional autônomo que recebe de pessoas físicas recolhe o carnê-leão todos os meses e pode reduzir a base de cálculo com as despesas escrituradas em livro-caixa. São dedutíveis os salários e encargos de empregados, os emolumentos pagos a terceiros e as despesas de custeio necessárias para gerar a receita, como aluguel do consultório, luz, telefone e material. O limite é a receita do mês; o que sobrar pode ser usado nos meses seguintes, até dezembro.

Quem pode usar o livro-caixa?

Pode usar o livro-caixa quem recebe rendimentos do trabalho não assalariado: médicos, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas, advogados, arquitetos, professores particulares e outros autônomos, além de titulares de serviços notariais e de registro e leiloeiros (art. 6º da Lei 8.134/1990 e pergunta 427 do Perguntas e Respostas IRPF 2026).

As despesas podem ser deduzidas qualquer que seja o pagador, pessoa física ou jurídica, desde que tenham relação com a atividade (pergunta 429). Na prática, a dedução faz diferença maior no carnê-leão, porque os valores recebidos de empresas já sofrem retenção na fonte e só são ajustados na declaração anual.

Quais despesas são dedutíveis?

A lei admite quatro grupos de despesas, desde que pagas e comprovadas:

1. Remuneração de empregados: salários de pessoas com vínculo empregatício e os encargos trabalhistas e previdenciários.
2. Emolumentos: valores pagos a serventuários por atos cartorários, judiciais e extrajudiciais.
3. Despesas de custeio: as indispensáveis à obtenção da receita e à manutenção da fonte produtora, como aluguel do consultório, condomínio, água, luz, telefone, internet, material de consumo e de escritório.
4. Verbas trabalhistas: valores devidos a empregados em razão da relação de trabalho, inclusive benefícios previstos em convenção coletiva.

A Receita exige que a despesa de custeio seja necessária, normal, usual e pertinente à atividade (pergunta 428). Também são aceitos pagamentos a terceiros sem vínculo, quando caracterizem custeio, como um contador ou um laboratório de prótese, despesas com propaganda da atividade e gastos com congressos e seminários ligados à especialidade, com o certificado de comparecimento guardado.

O que não pode ser deduzido?

Não podem ser deduzidos no livro-caixa:

• quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos;
• parcelas de arrendamento mercantil (leasing);
• despesas de locomoção e transporte, salvo para o representante comercial autônomo que as pague;
• a compra de bens duráveis, como equipamentos e móveis, que são investimento e não custeio;
• despesas pessoais ou familiares sem ligação com a atividade.

Reparos e conservação de imóvel próprio usado como consultório também não são dedutíveis.

Como funciona o limite mensal?

As despesas do livro-caixa só podem ser deduzidas até o valor da receita do mês. Se em um mês a despesa passar da receita, o excesso é somado às despesas dos meses seguintes, até dezembro. O que sobrar em dezembro não passa para o ano seguinte (pergunta 428).

Exemplo: uma psicóloga recebe R$ 12.000 de pacientes pessoas físicas em março e paga R$ 3.000 de aluguel do consultório, R$ 400 de condomínio, R$ 250 de energia e internet e R$ 2.600 de salário e encargos de uma secretária. A base do carnê-leão cai de R$ 12.000 para R$ 5.750. Sem livro-caixa, a base seria o valor bruto.

Desde janeiro de 2026, a redução da Lei 15.270/2025 também vale no carnê-leão: com rendimentos tributáveis de até R$ 5.000 no mês, o imposto fica zerado; entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350, há redução parcial. A faixa da redução é definida pelos rendimentos tributáveis do mês (Lei 9.250/1995, art. 3º-A), antes das deduções. O livro-caixa é dedução da base de cálculo (art. 4º, I) e reduz o imposto calculado, mas não muda a faixa da redução: no exemplo da psicóloga, com R$ 12.000 de receita no mês, não há redução, mesmo com a base de R$ 5.750 depois do livro-caixa.

Como escriturar e comprovar?

O livro-caixa pode ser feito em meio eletrônico, e o programa Carnê-Leão, no e-CAC, tem campo próprio para lançar receitas e despesas mês a mês. Cada lançamento precisa de documento idôneo: nota fiscal, recibo com identificação do emitente, contrato de locação, folha de pagamento e guias de encargos. Tíquetes de caixa e recibos sem identificação não são aceitos.

Médicos, dentistas, fonoaudiólogos, fisioterapeutas, terapeutas ocupacionais, psicólogos, advogados, corretores e administradores de imóveis devem informar na declaração anual o CPF de quem pagou e de quem recebeu o serviço, com o valor de cada um. Esses dados são cruzados com as despesas médicas declaradas pelos pacientes, o que torna a divergência uma causa comum de malha fina.

A escrituração deve ser guardada com os comprovantes enquanto a declaração puder ser revista pela Receita, em regra por cinco anos.

O que acontece se o carnê-leão não for pago?

O carnê-leão vence no último dia útil do mês seguinte ao recebimento, com código 0190. Pago com atraso por iniciativa do contribuinte, tem multa de mora de 0,33% ao dia, limitada a 20%, e juros Selic. Se a falta for apurada pela Receita, a multa isolada é de 50% do valor mensal não recolhido, mesmo que a declaração anual não tenha imposto a pagar (art. 44, inciso II, da Lei 9.430/1996).

Livro-caixa ou abrir empresa?

A comparação depende do volume de receita, das despesas e da forma de trabalho. O autônomo com despesas altas pode ter carga menor na pessoa física com livro-caixa bem escriturado. Com receita maior, uma empresa no Simples Nacional ou no lucro presumido costuma ser avaliada, lembrando que, desde 2026, dividendos acima de R$ 50 mil por mês da mesma empresa têm retenção de 10%. O caso do microempreendedor está em MEI e a declaração da pessoa física.