Como recuperar tributo pago a mais pela empresa e qual é o prazo?

A empresa que pagou tributo que não devia, ou pagou a mais, tem 5 anos para recuperar o valor. A regra está no art. 168 do Código Tributário Nacional. Nos tributos que a própria empresa apura e paga, como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ICMS e ISS, o prazo conta da data de cada pagamento. O crédito pode ser usado para quitar outros tributos, por compensação, ou devolvido em dinheiro, por restituição, e volta atualizado.

Quando existe crédito a recuperar

Existe crédito sempre que o pagamento foi indevido ou maior que o devido. O art. 165 do CTN lista as situações: cobrança ou pagamento de tributo indevido ou a maior, erro na identificação do contribuinte, na alíquota, no cálculo ou na guia, e reforma de decisão que tinha levado ao pagamento. O direito existe mesmo que a empresa tenha pago sem reclamar na época.

Onde os créditos costumam aparecer

A maior parte dos créditos surge de erros de parametrização e de classificação que se repetem todo mês, sem ninguém perceber. Uma revisão dos últimos 5 anos costuma olhar primeiro para estes pontos:

Com a entrada da CBS e do IBS a partir de 2027, erros de classificação de produtos e serviços tendem a gerar novos créditos e novas diferenças. A transição da reforma tributária é um período em que a conferência mensal da apuração ganha importância.

Qual é o prazo e de quando ele conta?

O prazo é de 5 anos, e o termo inicial depende da situação (art. 168 do CTN):

Compensação ou restituição?

A compensação usa o crédito para quitar outros tributos, e a restituição devolve o valor em dinheiro. No âmbito federal, o art. 74 da Lei 9.430/1996 permite compensar créditos com débitos próprios de tributos administrados pela Receita Federal, por declaração de compensação. A compensação extingue o débito sob condição de homologação posterior, e a Receita tem 5 anos para analisá-la.

• Compensação: costuma ser o caminho mais rápido para empresas que pagam tributos federais todo mês, porque o crédito entra na própria apuração.
• Restituição: atende quem não tem débitos para compensar, mas depende da análise do pedido.
• Simples Nacional: segue regras próprias. A empresa retifica a apuração no PGDAS-D e faz o pedido no portal do Simples; a parte de ICMS e ISS paga no DAS é pedida ao estado ou ao município.

Uma compensação considerada não declarada ou não homologada gera cobrança do débito com multa. Por isso, o crédito precisa estar documentado antes de ser usado.

Como pedir na Receita Federal

Para tributos federais, o pedido é feito pelo PER/DCOMP, na versão web do e-CAC ou no programa gerador. Antes de transmitir, é preciso retificar as declarações que registraram o valor pago a maior, como DCTFWeb, DCTF e EFD-Contribuições, para que o crédito apareça disponível nos sistemas. Estados e municípios têm formulários e procedimentos próprios, em geral nos portais das secretarias de fazenda.

Nos tributos indiretos, como ICMS e IPI, há uma exigência adicional: o art. 166 do CTN só admite a restituição a quem provar que assumiu o encargo financeiro do tributo, ou que foi autorizado por quem o assumiu. Esse ponto costuma decidir se o pedido vai adiante.

Como o valor é corrigido

O valor é atualizado pelos mesmos índices que o ente usa para cobrar seus créditos, regra que o art. 165-A passou a prever no CTN. No âmbito federal, o índice é a taxa Selic, acumulada a partir do mês seguinte ao do pagamento, mais 1% no mês em que a restituição é feita (art. 39, § 4º, da Lei 9.250/1995).

Exemplo: um pagamento de R$ 10.000 feito a maior há quatro anos volta acrescido da Selic acumulada no período. O valor final depende das taxas de cada mês e é calculado pelos sistemas da Receita.

Como organizar a revisão

1. Separar as competências por prazo, começando pelas mais antigas, que vencem primeiro.
2. Reunir guias pagas, declarações, notas fiscais e a memória de cálculo de cada mês.
3. Recalcular o tributo devido e apurar a diferença, competência por competência.
4. Retificar as declarações antes do pedido, para evitar inconsistência nos sistemas.
5. Corrigir a causa na apuração corrente, para que o erro não continue gerando crédito novo.

No ITBI, a diferença costuma estar na base de cálculo usada pela prefeitura, como explica o texto sobre o ITBI no Rio de Janeiro. A revisão de pagamentos passados é também um bom ponto de partida para a simulação do regime tributário do ano seguinte. Mais informações sobre recuperação de tributos estão na página do Hiper Plan.